Metadata

Last modified by Anna Paul-Hasenfuss on 06.05.2026

Metadata is structured additional information about files and documents. It helps to describe content in OPAL unambiguously, make it easier to find, and classify it correctly. Typical metadata include the title, description, author and year of publication for example.

In OPAL, you can assign and edit metadata for files in various places. For example, you can do this when editing files in courses, groups, resource folders or personal folders.

The metadata assignment feature is available both in the course view and – with a customised layout – in the editor view.

Careful maintenance of metadata improves orientation for learners, simplifies the search for materials, and supports accessible use.

Content

Enter or edit metadata
Metadaten aus PDF-Dateien extrahieren

Enter or edit metadata

When editing files, metadata can be maintained in the following places, amongst others:

for files in course or group modules (e.g., folders, assignments, forums, wikis),
in the course storage folder,
in the resource folder
in the personal folder

You can open the file for editing by clicking the pen icon. The metadatand a section will then appear below the file form and is organised into individually expandable and collapsible metadata categories.

Kursrun - Datei im Ordner bearbeiten_de.png Kursrun - Metadaten zu einer Datei einsehen_de.png

The available metadata categories depend on the file you are editing.

General metadata: This section is always available. Use it to enter the title, description and author of the content. For PDF documents, you can also use the function to extract data from a PDF document.
Extended metadata: The maintenance of a comprehensive metadata set depends on the specific learning platform. In OPAL, the system used by Saxon universities, for example, the following metadata fields can be filled: publisher, source, location, month of publication, year of publication, pages, language, URL, work, project, category, chapter, duration, media type, Nav1, Nav2, Nav3, series, and release.
Technical metadata: This section displays metadata about the file that cannot be edited. This includes the creator, the dates of creation and modification, as well as the file size and file type.

Metadata entered into the platform is retained when files are copied within the platform. However, it is not exported when the files are downloaded.

Confirm your metadata changes by clicking the Save button.

Metadaten aus PDF-Dateien extrahieren

Für PDF-Dokumente steht eine zusätzliche Funktion zur Verfügung, mit der einzelne Metadaten automatisch aus der Datei übernommen werden können. Diese Funktion ist nur für PDF-Dateien verfügbar und wird nur registrierten Nutzern angezeigt. Es können folgende allgemeine Metadaten aus der PDF-Datei übernommen werden: Titel, Beschreibung, Autor.

Die Funktion erscheint nur beim Bearbeiten bereits hochgeladener PDFs:

Kursrun - Metadaten einer PDF-Datei extrahieren_de.png

Ein Klick auf den Button Metadaten aus Datei übernehmen extrahiert die Daten aus der Pdf-Datei und füllt sie in die entsprechenden Felder. Sind für eine Datei bereits Metadaten hinterlegt, erscheint vor der Übernahme ein Bestätigungsdialog.

Wichtig:

Sind einzelne Metadatenfelder der PDF-Datei leer, werden auch einzelne leere Einträge übernommen und damit eventuell bereits eingetragene Metadaten in der Lernplattform überschrieben. Es erfolgt kein gesonderter Hinweis, wenn nur einzelne Werte in der PDF-Datei nicht befüllt sind.

Sind alle Metadatenfelder der PDF-Datei leer werden Sie darauf hingewiesen und die Extraktion abgebrochen.

Bestätigen Sie die Änderungen an den Metadaten mit Klick auf den Button Speichern.