Benutzer löschen (Benutzerverwaltung)
Benutzerverwalter können im Administrationsbereich den Löschprozess für inaktive Nutzer zentral über die Funktion „Benutzerverwaltung > Benutzer löschen" koordinieren. Sie können Fristen und einen optionalen Erinnerungszeitpunkt festlegen und nach Überschreiten der Fristen die Löschung auslösen.
OPAL unterstützt das Löschen inaktiver Nutzer auf zwei Wegen: Es existiert ein manuell bedienbarer Workflow, in dem Einzelschritte durch einen Benutzerverwalter ausgeführt werden, und eine per Systemkonfiguration aktivierbare, zusätzliche vollautomatisierte Variante. In dieser werden individuell angelegte Löschworkflows täglich angestoßen und inaktive Nutzer nach Überschreiten der festgelegten Fristen automatisch gelöscht. Die nachfolgenden Abschnitte dieser Seite beschreiben zunächst die manuellen Teilschritte und anschließend das Anlegen und Verwalten der automatischen Löschworkflows.
Bereich "Benutzer löschen"
Um Benutzer koordiniert zu Löschen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im linken Menü der geöffneten Benutzerverwaltung den Eintrag Benutzer löschen. (Wie Sie die Benutzerverwaltung erreichen, zeigt der Abschnitt Benutzerverwaltung öffnen.)
Im mittleren Seitenbereich werden Ihnen mehrere Reiter angezeigt.
Folgende Reiter sind verfügbar:
- Inaktive Benutzer: Dieser Tab zeigt alle Nutzer deren letzter Login länger als der konfigurierte Zeitraum zurückliegt.
- E-Mail versendet: Hier werden alle Nutzer aufgelistet, die bereits eine Löschankündigung erhalten haben, sich jedoch noch nicht erneut eingeloggt haben und deren Frist für die Löschung noch nicht abgelaufen ist.
- Bereit zum Löschen: Die letzte Tabelle listet alle Nutzer auf deren Frist für die Löschung überschritten ist.
- Automatisierung: Legen Sie Jobs an mit denen der Löschworkflow täglich automatisiert durchgeführt wird.
Zusätzlich bieten die Nutzertabellen aller drei Reiter folgende Basisfunktionen:
- Alle Spalten der Tabelle lassen sich individuell sortieren und verschieben, sodass Sie die Ansicht nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.
- Der Button Tabelle herunterladen erlaubt einen Export der angezeigten Listen.
- Weitere Spalten der Tabelle lassen sich mit der Funktion Tabelle anpassen ein- oder ausblenden.
- Der Bereich Nutzerauswahl zeigt verfügbare Filter an. Wählen Sie zwischen „Alle“, „Registrierte Nutzer“ und „Externe Nutzer“.
Inaktive Nutzer löschen - manueller Workflow
Löschankündigung vorbereiten und auslösen
In der Tabelle Inaktive Benutzer können Sie Nutzer, deren Löschung in einem koordinierten Ablauf erfolgen soll, auswählen und diesen Prozess durchführen. Sollen Nutzer hingegen sofort und unmittelbar gelöscht werden, können Sie die Funktion Direktes Benutzer löschen verwenden.
Fristen anpassen
Mit Klick auf den Button „Fristen ändern“ öffnet sich ein kleiner Dialog in dem Sie die Grundeinstellungen für den Löschprozess anpassen können. Dabei gelten folgende Regeln:
- Frist für inaktive Accounts: Stellen Sie hier die Zeit seit der letzten Anmeldung ein. Die Standardeinstellung sind 24 Monate. Beachten Sie das die Anzeige umso rechenintensiv ist, je kürzer Sie diese Frist wählen. Nutzen Sie größere Zeiträume für schrittweise Löschaktionen.
- Frist für Erinnerungsmails: Diese Angabe ist optional. Wenn Sie einen Wert eintragen, erhalten Nutzer neben der Löschankündigungsmail eine Erinnerungsmail zum gesetzten Zeitpunkt.
- Frist für die Löschung: Diese Angabe muss größer als 1 sein und darf nicht kürzer sein als die Erinnerungsfrist. Ist der Zeitpunkt überschritten werden, die Nutzer im Reiter Bereit zur Löschung angezeigt.
Löschankündigung auslösen
Sobald mindestens ein Nutzer in der Tabelle Inaktive Benutzer per Checkbox ausgewählt ist, wird der Button „E-Mail mit Löschankündigung senden“ unter der Tabelle aktiv.
Mit Klick auf den Button öffnet sich der Dialog "E-Mail-Benachrichtigung". Er enthält eine kurzen Zusammenfassung sowie einen Vorschlagstext für den Maibetreff und Mailinhalt der Löschankündigung.
Dieser Vorschlagstext kann individuell angepasst werden. Verwendete Platzhalter werden beim Senden automatisch durch die passenden Werte ersetzt. Beispielsweise:
- $lastloginduration - der zum Zeitpunkt des Auslösens gesetzte Wert „Frist für inaktive Accounts“.
- $durationtilldelete - der zum Zeitpunkt des Auslösens gesetzte Wert „Frist für Löschung“. Dieser wird für die optionale Erinnerung-E-Mail neu berechnet und automatisch angepasst.
Mit Klick auf den Button „E-Mail versenden" startet der Löschprozess und die Löschankündigungsmails werden sofort an die gewählten Nutzer versendet. Falls vorgesehen, wird der entsprechende Text der Löschankündigung als Erinnerungsmail in der Datenbank hinterlegt.
Der Löschprozess erfolgt auch für Nutzende, deren im System hinterlegte E-Mail-Adresse nicht mehr gültig ist.
E-Mail versendet
In diesem Tab werden alle Benutzer aufgelistet, die bereits eine Löschankündigung erhalten haben und damit über das bevorstehende Löschen ihres Accounts informiert wurden. Bis zum Erreichen der angekündigten Lösch-Reaktionsfrist werden sie in dieser Tabelle angezeigt.
Zur besseren Übersicht lassen sich alle relevanten Fristen über die Tabellenspalten „E-Mail-Löschankündigung“, „E-Mail-Erinnerung“ und „Löschreaktionsfrist“ ein- bzw. ausblenden.
Erinnerungsmail
Enthält die Spalte E-Mail-Erinnerung in einer der Tabellen der Reiter "E-Mail versendet" oder "Bereit zum Löschen" ein Datum, wurde beim Start des Löschprozesses eine Erinnerungsmail konfiguriert. Noch ausstehende Erinnerungszeitpunkte sind durch den Zusatz „geplant“ gekennzeichnet.
Der Text der Erinnerungsmail entspricht dem Text den der Nutzer mit der E-Mail zur Löschankündigung erhalten hat und kann nicht nachträglich bearbeitet werden. Die Erinnerungsmail erhält nur der zu löschende Nutzer. Wurde bei der Löschankündigung die Option „Kopie an Absender“ gewählt, so wird die Erinnerungsmail nicht erneut an den Auslösenden Absender verschickt.
Löschvorgang abbrechen
Zu jedem Zeitpunkt innerhalb des Prozesses kann der Löschvorgang durch den Nutzer oder durch einen Benutzerverwalter abgebrochen werden. Dazu reicht es aus, wenn der Nutzer sich einmalig einloggt oder ein Benutzerverwalter die Aktion "Aktivieren" verwendet. Diese ist in allen drei Reitern in der Spalte Aktion verfügbar. Ein Klick auf diesen Link entfernt den entsprechenden Nutzer aus der Tabelle.
Bereit zum Löschen
In diesem Tab werden alle Benutzer aufgelistet, die der Löschung ihres Accounts bis zur gesetzten Frist nicht widersprochen haben.
Die hier aufgeführten Nutzer werden nicht automatisch gelöscht.
Entfernen Sie die Benutzerkonten manuell zu entfernen: Markieren Sie dazu die gewünschten Accounts und klicken Sie anschließend auf den Button „Ausgewählte Benutzerkonten löschen“.
Alternativ können Sie auch hier über die Aktion „Aktivieren“ die Löschung einzelner Nutzer zurücksetzen und damit unterbinden.
Inaktive Nutzer löschen - automatisierter Workflow
Allgemeine Hinweise zum Automatiserten Löschen
- Der automatische Löschworkflow wird täglich um 00:30 Uhr gestartet und ausgeführt.
- Benutzer, die bereits über den manuellen Workflow per E-Mail informiert wurden oder sich im Status „Bereit zum Löschen" befinden, werden vom automatischen Löschworkflow nicht erfasst.
- Es ist technisch sichergestellt, dass jeder zu löschende Nutzer nur eine Löschankündigung per E-Mail erhält – unabhängig davon, wie viele Workflows betroffen sind.
- Die Löschworkflows werden in der Reihenfolge ihres Erstellungsdatums ausgeführt (zuerst der am ältesten, zuletzt der am jüngsten)
Einen Löschworkflow erstellen
Navigieren Sie im Bereich Benutzer löschen zum Tab „Automatisierung". Bereits angelegte Workflows werden hier in einer Tabelle angezeigt, sobald mindestens ein Job vorhanden ist.
Mit Klick auf den Button „Löschworkflow erstellen" öffnet sich ein Dialog in dem Sie die Grundeinstellungen für den Löschworkflow anpassen können:
Für die Fristen im ersten Teil des Dialogs gelten die gleichen Regeln wie beim manuellen Workflow. Im Abschnitt „Betroffene Benutzer" definieren Sie, für welche Institution der Löschworkflow gelten und welche Nutzergruppe er prüfen soll.
Klicken Sie auf „Löschworkflow erstellen", um die Eingaben abzuschließen.
Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog der eine automatisch berechnete Zusammenfassung anzeigt. Diese beinhaltet die Anzahl der aktuell betroffenen inaktiven Benutzer und den voraussichtliche nächste Ausführungszeitpunkt.
Wird Ihnen „0 Nutzer" angezeigt, wurden aktuell keine inaktiven Nutzer gefunden, die den definierten Kriterien entsprechen. Der Löschworkflow wird dennoch täglich ausgeführt und erfasst automatisch alle zukünftig zutreffende Nutzeraccounts.
Klicken Sie auf „Bestätigen", um das Anlegen des Workflows abzuschließen. Der Job startet nicht sofort, sondern erstmals zur nächsten planmäßigen Ausführung um 00:30 Uhr.
Die Tabelle aller Workflows aktualisiert sich und zeigt den neu angelegten Job an.
Löschworkflow deaktivieren
Als Benutzerverwalter können einen aktiven Löschworkflow Ihrer Einrichtung jederzeit deaktivieren, um ihn dauerhaft anzuhalten. Klicken Sie dazu in der Tabelle aller Löschworkflows beim betreffenden Eintrag auf den Eintrag Deaktivieren und bestätigen Sie die Nachfrage.
Mit der Deaktivierung wird der Löschworkflow nicht mehr ausgeführt, verbleibt aber als inaktiver Eintrag in der Tabelle (visuell ausgegraut). Ein einmal deaktivierter Job kann nicht reaktiviert werden. Legen Sie bei Bedarf einen neuen Workflow an.
FAQ zum automatisierten Löschworkflow
- Kann ich mehrere Jobs für dieselbe Nutzergruppe anlegen? - Ja, mehrere Jobs für dieselbe Nutzerauswahl oder Konfiguration sind möglich. Jeder Benutzer erhält jedoch technisch sichergestellt nur eine Löschankündigungs-E-Mail.
- Wann wird der Job das erste Mal ausgeführt? - Der Job läuft erstmals zur nächsten planmäßigen Ausführung um 00:30 Uhr – nicht direkt nach dem Erstellen.
- Was passiert, wenn aktuell keine inaktiven Benutzer gefunden werden? - Der Job wird trotzdem täglich ausgeführt und berücksichtigt automatisch alle Benutzer, die zukünftig die definierten Kriterien erfüllen.
- Kann ich nachverfolgen, wer einen Job erstellt oder deaktiviert hat? - Ja. Die Tabelle zeigt den Ersteller und – bei deaktivierten Jobs – die deaktivierende Person mit Datum an. Alle Aktionen werden zusätzlich im System-Log protokolliert.
- Werden durch den Job auch Benutzer erfasst, die bereits im manuellen Löschworkflow sind? - Nein. Benutzer, die bereits manuell in den Workflow aufgenommen wurden oder den Status „Bereit zum Löschen" haben, werden vom automatischen Job nicht berücksichtigt.