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Version 51.1 von Carina Enke am 26.05.2026
Verstecke letzte Bearbeiter
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Carina Enke 45.1 3 Benutzerverwalter können im Administrationsbereich den Löschprozess für inaktive Nutzer zentral über die Funktion **„Benutzerverwaltung > Benutzer löschen"** koordinieren. Sie können Fristen und einen optionalen Erinnerungszeitpunkt festlegen und nach Überschreiten der Fristen die Löschung auslösen.
Carina Enke 26.2 4
Carina Enke 45.1 5 OPAL unterstützt das Löschen inaktiver Nutzer auf zwei Wegen: Es existiert ein manuell bedienbarer Workflow, in dem Einzelschritte durch einen Benutzerverwalter ausgeführt werden, und eine per Systemkonfiguration aktivierbare, zusätzliche vollautomatisierte Variante. In dieser werden individuell angelegte Löschworkflows täglich angestoßen und inaktive Nutzer nach Überschreiten der festgelegten Fristen automatisch gelöscht. Die nachfolgenden Abschnitte dieser Seite beschreiben zunächst die manuellen Teilschritte und anschließend das Anlegen und Verwalten der automatischen Löschworkflows.
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Carina Enke 4.1 17
Carina Enke 27.2 18 == Bereich "Benutzer löschen" ==
Hendrik Zschocke 21.1 19
Carina Enke 42.1 20 Um Benutzer koordiniert zu Löschen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im linken Menü der geöffneten Benutzerverwaltung den Eintrag **Benutzer löschen**. (Wie Sie die Benutzerverwaltung erreichen, zeigt der Abschnitt [[Benutzerverwaltung öffnen>>doc:LMS.Benutzerhandbuch OPAL.Administration.Benutzerverwaltung.WebHome||anchor="HBenutzerverwaltungF6ffnen"]].)
Carina Enke 26.2 21
Carina Enke 29.1 22 [[image:Benutzerverwaltung - Eintrag Benutzer löschen_de.png||alt="\\drive.bps-system.de\carina\02_Hilfe und Xwiki\01 Hilfe\01 OPAL\Benutzerverwaltung - Eintrag Benutzer löschen_de.png" data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
Carina Enke 41.2 23
24
Carina Enke 45.1 25 Im mittleren Seitenbereich werden Ihnen mehrere Reiter angezeigt.
Carina Enke 26.2 26
Carina Enke 29.1 27 Folgende Reiter sind verfügbar:
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29 * Inaktive Benutzer: Dieser Tab zeigt alle Nutzer deren letzter Login länger als der konfigurierte Zeitraum zurückliegt.
30 * E-Mail versendet: Hier werden alle Nutzer aufgelistet, die bereits eine Löschankündigung erhalten haben, sich jedoch noch nicht erneut eingeloggt haben und deren Frist für die Löschung noch nicht abgelaufen ist.
31 * Bereit zum Löschen: Die letzte Tabelle listet alle Nutzer auf deren Frist für die Löschung überschritten ist.
Carina Enke 45.1 32 * Automatisierung: Legen Sie Jobs an mit denen der Löschworkflow täglich automatisiert durchgeführt wird.
Carina Enke 29.1 33
Carina Enke 45.1 34
35
Carina Enke 27.2 36 Zusätzlich bieten die Nutzertabellen aller drei Reiter folgende Basisfunktionen:
Carina Enke 26.2 37
38 * Alle Spalten der Tabelle lassen sich individuell sortieren und verschieben, sodass Sie die Ansicht nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.
39 * Der Button **Tabelle herunterladen** erlaubt einen Export der angezeigten Listen.
Carina Enke 27.2 40 * Weitere Spalten der Tabelle lassen sich mit der Funktion** Tabelle anpassen** ein- oder ausblenden.
41 * Der Bereich **Nutzerauswahl **zeigt verfügbare Filter an. Wählen Sie zwischen „Alle“, „Registrierte Nutzer“ und „Externe Nutzer“.
Hendrik Zschocke 21.1 42
Carina Enke 45.1 43 [[image:Benutzerverwaltung - Verfügbare Tabs zum Benutzer löschen_de.png||alt="Benutzerverwaltung - Verfügbare Tabs zum Benutzerlöschen_de.png" data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
Carina Enke 4.1 44
Hendrik Zschocke 6.1 45
Carina Enke 45.1 46 == Inaktive Nutzer löschen - manueller Workflow ==
Hendrik Zschocke 6.1 47
Carina Enke 45.1 48 === Löschankündigung vorbereiten und auslösen ===
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Carina Enke 29.1 50 In der Tabelle **Inaktive Benutzer** können Sie Nutzer, deren Löschung in einem koordinierten Ablauf erfolgen soll, auswählen und diesen Prozess durchführen. Sollen Nutzer hingegen sofort und unmittelbar gelöscht werden, können Sie die Funktion **Direktes Benutzer löschen** verwenden.
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Carina Enke 42.1 52
Carina Enke 45.1 53 ==== Fristen anpassen ====
Carina Enke 28.1 54
Carina Enke 42.1 55 Mit Klick auf den Button **„Fristen ändern“** öffnet sich ein kleiner Dialog in dem Sie die Grundeinstellungen für den Löschprozess anpassen können. Dabei gelten folgende Regeln:
Hendrik Zschocke 10.1 56
Carina Enke 27.2 57 * **Frist für inaktive Accounts**: Stellen Sie hier die Zeit seit der letzten Anmeldung ein. Die Standardeinstellung sind 24 Monate. Beachten Sie das die Anzeige umso rechenintensiv ist, je kürzer Sie diese Frist wählen. Nutzen Sie größere Zeiträume für schrittweise Löschaktionen.
58 * **Frist für Erinnerungsmails**: Diese Angabe ist optional. Wenn Sie einen Wert eintragen, erhalten Nutzer neben der Löschankündigungsmail eine Erinnerungsmail zum gesetzten Zeitpunkt.
59 * **Frist für die Löschung: **Diese Angabe muss größer als 1 sein und darf nicht kürzer sein als die Erinnerungsfrist. Ist der Zeitpunkt überschritten werden, die Nutzer im Reiter **Bereit zur Löschung** angezeigt.
Carina Enke 28.1 60
Carina Enke 27.2 61 {{info}}
62 Eine Änderungen der Fristen wirkt sich nur auf Löschaktionen aus, die nach der Anpassung vorgenommen werden.
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64 Die gesetzte Frist wird für den jeweiligen Benutzerverwalter gespeichert. Dadurch wird diese bei erneuter Anmeldung eingestellt.
Carina Enke 28.1 65 {{/info}}
Carina Enke 27.2 66
Carina Enke 29.1 67 [[image:Benutzerverwaltung - Fristen Benutzer löschen_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
Hendrik Zschocke 6.1 68
Carina Enke 26.2 69
Carina Enke 45.1 70 ==== Löschankündigung auslösen ====
Carina Enke 26.2 71
Carina Enke 28.1 72 Sobald mindestens ein Nutzer in der Tabelle **Inaktive Benutzer** per Checkbox ausgewählt ist, wird der Button **„E-Mail mit Löschankündigung senden“** unter der Tabelle aktiv.
Carina Enke 26.2 73
Carina Enke 29.1 74 [[image:Benutzerverwaltung - Löschankündigung auslösen_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
Carina Enke 26.2 75
Carina Enke 29.1 76
Carina Enke 42.1 77 Mit Klick auf den Button öffnet sich der Dialog "**E-Mail-Benachrichtigung**". Er enthält eine kurzen Zusammenfassung sowie einen Vorschlagstext für den Maibetreff und Mailinhalt der Löschankündigung.
Carina Enke 29.1 78
Carina Enke 42.1 79 [[image:Benutzerverwaltung - Löschankündigungsmail versenden_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
Hendrik Zschocke 8.1 80
Carina Enke 42.1 81 Dieser Vorschlagstext kann individuell angepasst werden. Verwendete Platzhalter werden beim Senden automatisch durch die passenden Werte ersetzt. Beispielsweise:
Carina Enke 36.2 82
Carina Enke 28.1 83 * **$lastloginduration** - der zum Zeitpunkt des Auslösens gesetzte Wert //„Frist für inaktive Accounts“//.
Carina Enke 36.2 84 * **$durationtilldelete** - der zum Zeitpunkt des Auslösens gesetzte Wert //„Frist für Löschung“//. Dieser wird für die optionale Erinnerung-E-Mail neu berechnet und automatisch angepasst.
Hendrik Zschocke 10.1 85
Hendrik Zschocke 6.1 86
Carina Enke 44.1 87
88 Mit Klick auf den Button **„E-Mail versenden"** startet der Löschprozess und die Löschankündigungsmails werden sofort an die gewählten Nutzer versendet. Falls vorgesehen, wird der entsprechende Text der Löschankündigung als Erinnerungsmail in der Datenbank hinterlegt.
89
Carina Enke 28.1 90 {{info}}
91 Die Option **„Kopie an Absender“** gilt ausschließlich für die erste Löschankündigung, nicht für die nachfolgende Erinnerungsmail.
92 {{/info}}
Hendrik Zschocke 10.1 93
Carina Enke 44.1 94 Der Löschprozess erfolgt auch für Nutzende, deren im System hinterlegte E-Mail-Adresse nicht mehr gültig ist.
Hendrik Zschocke 10.1 95
Carina Enke 44.1 96
Carina Enke 45.1 97 === E-Mail versendet ===
Hendrik Zschocke 9.1 98
Carina Enke 42.1 99 In diesem Tab werden alle Benutzer aufgelistet, die bereits eine Löschankündigung erhalten haben und damit über das** bevorstehende Löschen **ihres Accounts informiert wurden. Bis zum Erreichen der angekündigten Lösch-Reaktionsfrist werden sie in dieser Tabelle angezeigt.
Hendrik Zschocke 12.1 100
Carina Enke 42.1 101 Zur besseren Übersicht lassen sich alle relevanten Fristen über die Tabellenspalten **„E-Mail-Löschankündigung“**, **„E-Mail-Erinnerung“** und **„Löschreaktionsfrist“** ein- bzw. ausblenden.
Carina Enke 26.2 102
Carina Enke 28.1 103 [[image:Benutzerverwaltung - E-Mail versendet_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
Carina Enke 26.2 104
Carina Enke 36.2 105
Carina Enke 45.1 106 === Erinnerungsmail ===
Carina Enke 26.2 107
Carina Enke 42.1 108 Enthält die Spalte **E-Mail-Erinnerung **in einer der Tabellen der Reiter "E-Mail versendet" oder "Bereit zum Löschen" ein Datum, wurde beim Start des Löschprozesses eine Erinnerungsmail konfiguriert. Noch ausstehende Erinnerungszeitpunkte sind durch den Zusatz **„geplant“** gekennzeichnet.
Carina Enke 26.2 109
Carina Enke 42.1 110 Der** **Text der **Erinnerungsmail **entspricht dem Text den der Nutzer mit der E-Mail zur Löschankündigung erhalten hat und kann nicht nachträglich bearbeitet werden. Die Erinnerungsmail erhält nur der zu löschende Nutzer. Wurde bei der Löschankündigung die Option **„Kopie an Absender“** gewählt, so wird die Erinnerungsmail nicht erneut an den Auslösenden Absender verschickt.
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Carina Enke 41.1 112 [[image:Benutzerverwaltung - E-Mail-Erinnerung_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
Carina Enke 26.2 113
Carina Enke 41.1 114
Carina Enke 45.1 115 === Löschvorgang abbrechen ===
Hendrik Zschocke 12.1 116
Carina Enke 28.1 117 Zu jedem Zeitpunkt innerhalb des Prozesses kann der Löschvorgang durch den Nutzer oder durch einen Benutzerverwalter abgebrochen werden. Dazu reicht es aus, wenn der Nutzer sich einmalig einloggt oder ein Benutzerverwalter die Aktion "**Aktivieren**" verwendet. Diese ist in allen drei Reitern in der Spalte **Aktion** verfügbar. Ein Klick auf diesen Link entfernt den entsprechenden Nutzer aus der Tabelle.
118
Hendrik Zschocke 12.1 119
Carina Enke 28.1 120 [[image:Benutzerverwaltung - Aktivieren_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
Hendrik Zschocke 12.1 121
Carina Enke 28.1 122
Carina Enke 45.1 123 === Bereit zum Löschen ===
Hendrik Zschocke 12.1 124
Carina Enke 26.2 125 In diesem Tab werden alle Benutzer aufgelistet, die der Löschung ihres Accounts **bis zur gesetzten Frist nicht widersprochen** haben.
Hendrik Zschocke 14.1 126 Die hier aufgeführten Nutzer werden **nicht automatisch gelöscht**.
Hendrik Zschocke 12.1 127
Carina Enke 26.2 128 Entfernen Sie die Benutzerkonten manuell zu entfernen: Markieren Sie dazu die gewünschten Accounts und klicken Sie anschließend auf den Button **„Ausgewählte Benutzerkonten löschen“**.
Hendrik Zschocke 12.1 129
Carina Enke 26.2 130 Alternativ können Sie auch hier über die Aktion **„Aktivieren“** die Löschung einzelner Nutzer zurücksetzen und damit unterbinden.
Hendrik Zschocke 12.1 131
Carina Enke 41.1 132 [[image:Benutzerverwaltung - Ausgewählte Benutzerkonten löschen_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
Hendrik Zschocke 12.1 133
Carina Enke 41.1 134
Carina Enke 45.1 135
136 == Inaktive Nutzer löschen - automatisierter Workflow ==
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138 === Allgemeine Hinweise zum Automatiserten Löschen ===
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140 * Der automatische Löschworkflow wird **täglich um 00:30 Uhr** gestartet und ausgeführt.
141 * Benutzer, die bereits über den **manuellen Workflow** per E-Mail informiert wurden oder sich im Status „Bereit zum Löschen" befinden, werden vom automatischen Löschworkflow **nicht erfasst**.
142 * Es ist technisch sichergestellt, dass jeder zu löschende Nutzer **nur eine Löschankündigung per E-Mail** erhält – unabhängig davon, wie viele Workflows betroffen sind.
143 * Die Löschworkflows werden in der Reihenfolge ihres Erstellungsdatums ausgeführt (zuerst der am ältesten, zuletzt der am jüngsten)
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147 === Einen Löschworkflow erstellen ===
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149 Navigieren Sie im Bereich Benutzer löschen zum Tab **„Automatisierung".  **Bereits angelegte Workflows werden hier in einer Tabelle angezeigt, sobald mindestens ein Job vorhanden ist.
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151 [[image:Benutzerverwaltung - Tab Automatisierung_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
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153 Mit Klick auf den Button **„Löschworkflow erstellen" **öffnet sich ein Dialog in dem Sie die Grundeinstellungen für den Löschworkflow anpassen können:
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155 [[image:Benutzerverwaltung - Löschworkflow anlegen_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
156
157 Für die Fristen im ersten Teil des Dialogs gelten die gleichen Regeln wie beim manuellen Workflow. Im Abschnitt **„Betroffene Benutzer"** definieren Sie, für welche Institution der Löschworkflow gelten und welche Nutzergruppe er prüfen soll.
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159 Klicken Sie auf **„Löschworkflow erstellen"**, um die Eingaben abzuschließen.
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162 Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog der eine automatisch berechnete Zusammenfassung anzeigt. Diese beinhaltet die Anzahl der aktuell betroffenen inaktiven Benutzer und den voraussichtliche nächste Ausführungszeitpunkt.
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164 [[image:Benutzerverwaltung - Bestätigung zum Anlegen eines Löschworkflows_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
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166 Wird Ihnen **„0 Nutzer"** angezeigt, wurden aktuell keine inaktiven Nutzer gefunden, die den definierten Kriterien entsprechen. Der Löschworkflow wird dennoch täglich ausgeführt und erfasst automatisch alle zukünftig zutreffende Nutzeraccounts.
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168 Klicken Sie auf **„Bestätigen"**, um das Anlegen des Workflows abzuschließen. Der Job startet **nicht sofort**, sondern erstmals zur nächsten planmäßigen Ausführung um 00:30 Uhr.
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170 Die Tabelle aller Workflows aktualisiert sich und zeigt den neu angelegten Job an.
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172 [[image:Benutzerverwaltung - Tabelle mit neu angelegtem Löschworkflow_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
173
174
175 === Löschworkflow deaktivieren ===
176
177 Als Benutzerverwalter können einen aktiven Löschworkflow Ihrer Einrichtung jederzeit deaktivieren, um ihn dauerhaft anzuhalten. Klicken Sie dazu in der Tabelle aller Löschworkflows beim betreffenden Eintrag auf den Eintrag **Deaktivieren** und bestätigen Sie die Nachfrage.
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179 [[image:Benutzerverwaltung - Löschworkflow deaktivieren_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
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181 Mit der Deaktivierung wird **der Löschworkflow nicht mehr ausgeführt, verbleibt aber als inaktiver Eintrag** in der Tabelle (visuell ausgegraut). Ein einmal deaktivierter Job **kann nicht reaktiviert** werden. Legen Sie bei Bedarf einen neuen Workflow an.
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183 [[image:Benutzerverwaltung - Deaktivierter Löschworkflow_de.png||data-xwiki-image-style="img-screen" data-xwiki-image-style-border="true" width="500"]]
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185 {{warning}}
186 **Wichtig:** Benutzer, die durch diesen Job bereits eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten haben oder sich im Status „Bereit zum Löschen" befinden, **behalten diesen Status**. Eine automatische Löschung dieser Accounts findet nach der Deaktivierung jedoch nicht mehr statt. Die Löschung muss in diesem Fall **manuell** durchgeführt werden.
187 {{/warning}}
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190 == FAQ zum automatisierten Löschworkflow ==
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192 * **Kann ich mehrere Jobs für dieselbe Nutzergruppe anlegen?** - Ja, mehrere Jobs für dieselbe Nutzerauswahl oder Konfiguration sind möglich. Jeder Benutzer erhält jedoch technisch sichergestellt nur eine Löschankündigungs-E-Mail.
193 * **Wann wird der Job das erste Mal ausgeführt?** - Der Job läuft erstmals zur nächsten planmäßigen Ausführung um 00:30 Uhr – nicht direkt nach dem Erstellen.
194 * **Was passiert, wenn aktuell keine inaktiven Benutzer gefunden werden?** - Der Job wird trotzdem täglich ausgeführt und berücksichtigt automatisch alle Benutzer, die zukünftig die definierten Kriterien erfüllen.
195 * **Kann ich nachverfolgen, wer einen Job erstellt oder deaktiviert hat?** - Ja. Die Tabelle zeigt den Ersteller und – bei deaktivierten Jobs – die deaktivierende Person mit Datum an. Alle Aktionen werden zusätzlich im System-Log protokolliert.
196 * **Werden durch den Job auch Benutzer erfasst, die bereits im manuellen Löschworkflow sind?** - Nein. Benutzer, die bereits manuell in den Workflow aufgenommen wurden oder den Status „Bereit zum Löschen" haben, werden vom automatischen Job nicht berücksichtigt.