E-Mail - XWiki

carina: Ergänzung zu den Empfängerauswahloptionen. ggf wieder ändern mit [[OLATCE-13914>>url:https://www.bps-system.de/devel/browse/OLATCE-13914||shape="rect"]] und dann Übersetzung dazu

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)))

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[[image:attach:kb_envelop-filled.png]]Der Kursbaustein **E-Mail **erlaubt es, ein E-Mail-Formular im Kurs oder in einer Gruppe einzubinden. Über dieses können Kursteilnehmer mit dem Autor bzw. den vom Autor festgelegten Empfängern direkt kommunizieren. Betreff und Inhalt können vordefiniert oder frei durch den Absender festgelegt werden.

\\

{{panel borderColor="silver" borderStyle="solid" title="Inhalt"}}

== Nutzung aus Lerner-Sicht ==

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{{panel titleColor="black" titleBGColor="#e1e1e1" title="Überblick"}}

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(% class="wrapped" %)

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|(((

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Im Kursbaustein **E-Mail** befindet sich ein vorgefertigtes Formular zum **Versenden von E-Mails**. Das bedeutet, dass der Kursautor den Empfängerkreis, den Betreff und den Inhaltstext vorkonfigurieren kann. Der Mailverfasser findet diese Daten dann im Kursrun des Kursbausteins bereits im Formular vor. Er kann den Betreff und Mailinhaltstext noch ändern, Empfänger für Mailkopien festlegen und Anhänge ergänzen. Den vorkonfigurierten Empfängerkreis kann er jedoch nicht ändern.

\\

)))|(((

(% class="content-wrapper" %)

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(((

111

[[image:attach:Kursrun - Leeres E-Mailformular_de.png]]

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)))

\\

Als Nutzer können Sie in einem Kursbaustein **E-Mail** folgende Funktion nutzen:

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==== E-Mail versenden ====

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(% class="wrapped" %)

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|(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

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Versenden Sie mit dem hinterlegten Formular eine E-Mail an einen vorkonfigurierten Empfängerkreis.

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(% class="wrapped" %)

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|(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

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1. Öffnen Sie den Kursbaustein **E-Mail**.

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1. Im oberen Bereich sehen Sie Informationen zum Absender und dem vorkonfigurierten** Empfängerkreis** der E-Mail.

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Der Empfänger wird durch den Autor des Kurses festgelegt und kann von Ihnen im Formular nicht verändert werden.

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)))|(((

(% class="content-wrapper" %)

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(((

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[[image:attach:Kursrun - E-Mail Absender und Empfänger_de.png]]

)))

)))

|(((

3. Geben Sie optional im Textfeld** Kopie** **an** eine weitere E-Mail-Adresse ein. Um eine Kopie an sich selbst zu versenden, setzten Sie ein **Häkchen** vor der Option** Kopie an Absender**.

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)))|(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

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[[image:attach:Kursrun - E-Mail Kopie an_de.png]]

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)))

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)))

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|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

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(((

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4. In den Feldern **Betreff** und **Nachricht** sehen Sie Mustertexte, die der Kursautor optional hinterlegen kann. Diese dienen zur Orientierung und können von Ihnen **verändert** werden. Tragen Sie die gewünschten Änderungen oder Ergänzungen in diese Felder ein.

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Hat der Kursautor keine Mustertexte hinterlegt, tragen Sie einen aussagekräftigen Betreff und den gewünschten Nachrichtentext Ihrer E-Mail in die Felder ein.

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Für die persönliche Ansprache in der Kommunikation mit mehreren Empfängern können Sie sogenannte Platzhalter verwenden. Verwenden Sie beispielsweise $firstname und $lastname im Betreff und im Nachrichtentext, um den Empfänger der Mail direkt mit seinem Namen anzusprechen.

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5. Fügen Sie optional im Bereich **Anhang** Dokumente oder Bilder mithilfe der Schaltfläche **Dateien auswählen** hinzu. Die mögliche Gesamtgröße des Anhangs und der noch verfügbare Speicherplatz werden ebenfalls im Formular angezeigt.

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)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

171

(((

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(% class="content-wrapper" %)

173

(((

174

[[image:attach:Kursrun - E-Mail Betreff und Nachricht_de.png]]

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)))

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)))

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|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

178

(((

179

6. Klicken Sie am Ende des Formulars auf die Schaltfläche **Nachricht senden**, um den Versand zu starten.

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)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

181

(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

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[[image:attach:Kursrin - E-Mail - Nachricht senden_de.png]]

)))

)))

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)))

== Nutzung aus Autoren-Sicht ==

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Als Kursautor stehen Ihnen Im Kurseditor folgende Funktionen zur Verfügung:

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(% class="wrapped" %)

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|(((

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==== Kursbaustein E-Mail hinzufügen ====

200

)))|(((

201

(% class="content-wrapper" %)

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(((

203

{{expand title="Erläuerung zum Hinzufügen eines Kursbausteins aufklappen ..."}}

)))

)))

|(((

==== Allgemeine Konfigurations-Einstellungen ====

212

)))|(((

213

(% class="content-wrapper" %)

214

(((

215

Im Kurseditor sehen Sie folgende Konfigurationstabs:

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(% class="wrapped" %)

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|=(((

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Titel und Beschreibung

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)))|(((

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(% class="content-wrapper" %)

222

(((

223

{{expand title="Konfigurationsoptionen im Tab Titel und Beschreibung aufklappen ..."}}

)))

)))

|=(((

Sichtbarkeit

)))|(% rowspan="2" %)(% rowspan="2" %)

233

(((

234

(% class="content-wrapper" %)

235

(((

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{{expand title="Konfigurationsoptionen im Tab Sichtbarkeit und Zugang aufklappen ..."}}

)))

)))

|=(((

Zugang

)))

|=(((

Empfänger

)))|(((

In diesem Tab können Sie entscheiden, wer als Empfänger der E-Mails festgelegt wird. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Vorlagentexte der Mail zu erstellen. Dies wird ausführlich im nachfolgenden Abschnitt //Spezielle Konfigurationseinstellungen// erläutert.

)))

|=(((

Mehrsprachigkeit

)))|(((

Zu einzelnen Kursbausteinbereichen können in diesem Tab verschiedene Übersetzungen hinterlegt werden.

)))

)))

)))

|(((

==== Spezielle Konfigurations-Einstellungen ====

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)))|(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

263

Im Kursrun des E-Mail-Kursbausteins kann der Nutzer ein vorkonfiguriertes E-Mail-Formular nutzen. Im Tab **Empfänger** legen Sie alle dafür relevanten Einstellungen und Vorgaben für dieses Formular fest:

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(% class="wrapped" %)

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|(((

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==== Titel der Empfängerliste festlegen ====

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)))|(((

269

(% class="content-wrapper" %)

270

(((

271

Mit dem **Titel der Empfängerliste** legen Sie fest, welcher Titel oder Name als **Empfänger **im Mailformular auftaucht.

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1. Öffnen Sie den **Kurseditor** des Kursbausteins **E-Mail** und wechseln Sie in den Tab **Empfänger**.

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1. Geben Sie im Textfeld **Titel der Empfängerliste** Ihren selbst gewählten Titel ein.

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1. Klicken Sie auf **Speichern**.

277

1. Der Titel wird nun als **Empfänger für die Nutzer** angezeigt.

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)))|(((

(% class="content-wrapper" %)

282

(((

283

[[image:attach:Kurseditor - E-Mail Beispielempfänger Projektbetreuer_de.png]]

)))

)))

|(((

==== Empfängerkreis festlegen ====

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)))|(((

289

Wählen Sie eine oder beide Optionen:

290

291

* **Versand an Gruppenmitglieder oder Betreuer:** Durch Aktivieren der Option** Versand an Gruppenmitglieder oder Betreuer** legen Sie fest, an welchen kursspezifischen Empfängerkreis die E-Mails im Kursrun gesendet werden. Bestimmen Sie anschließend diesen Kreis näher.

292

* (((

293

**Versand an E-Mail-Adressen:** Durch Aktivieren dieser Option können Sie einzelne Personen als Empfänger festlegen. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie Mailadressen verwenden möchten, die mit keinem Gruppenmitglied oder Betreuer verknüpft sind.

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)))

295

)))|(((

296

(% class="content-wrapper" %)

297

(((

298

[[image:attach:Kurseditor -E-Mail Empfängeroptionen_de.png]]

299

)))

300

)))

301

|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

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(((

303

**Versand an Gruppenmitglieder oder Betreuer**

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)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

305

(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

308

Durch Aktivieren der Option** Versand an Gruppenmitglieder oder Betreuer** legen Sie fest, an welchen kursspezifischen Empfängerkreis die E-Mails im Kursrun gesendet werden.

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Wählen Sie anschließend aus folgenden Möglichkeiten:

311

312

* **An alle Betreuer des Kurses** - für den Versand an alle Lerngruppenbetreuer

313

* **An alle Teilnehmer des Kurses** - für den Versand an alle Lerngruppenteilnehmer des Kurses

314

* **An ausgewählte Lerngruppen** - für den gezielten Versand an einzelne Lerngruppen

315

* **An ausgewählte Lernbereiche** - für den gezielten Versand an einzelne Lernbereiche

\\

1. Öffnen Sie den Kurseditor im Kursbaustein E-Mail und wechseln Sie in den Tab Empfänger.

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1. Setzen Sie ein **Häkchen** hinter dem Eintrag **Versand an Gruppenmitglieder oder Betreuer**.

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1. Wählen Sie nun aus den weiteren Optionen die Empfänger aus.

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1. Bei den Optionen zu Lerngruppen und Lernbereichen können Sie die Namen direkt mit Komma separiert eintragen oder über die quadratische graue Schaltfläche mit den Punkten auswählen.

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)))

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)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

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(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

330

[[image:attach:Kurseditor - E-Mail erweiterte Versandoptionen_de.png]]

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)))

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)))

333

|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

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(((

335

**Versand an E-Mail-Adressen**

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)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

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(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

340

Die Option **Versand an E-Mail-Adressen** ermöglicht es Ihnen, nur bestimmte Teilnehmer oder Betreuer als Empfänger festzulegen. Dabei können auch Mailadressen verwendet werden, die mit keinem Gruppenmitglied oder Betreuer verknüpft sind.

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342

343

1. Öffnen Sie den **Kurseditor** im Kursbaustein **E-Mail** und wechseln Sie in den Tab **Empfänger**.

344

1. Setzen Sie ein **Häkchen** hinter **Versand an E-Mail-Adressen**.

345

1. Geben Sie nun die gewünschten E-Mail-Adressen in das Textfeld ein.

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)))

348

)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

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(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

352

[[image:attach:Kurseditor - E-Mailversand an E-Mailadressen mit Beispiel_de.png]]

353

)))

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)))

355

|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

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(((

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==== Textvorlagen erstellen ====

358

)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

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(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

362

Mit der Funktion **Vorlagen erstellen** haben Sie die Möglichkeit, dem Nutzer einen **Betreff und/oder eine Nachricht vorzuschlagen**. Diese dienen als Orientierung und können vom Nutzer jederzeit verändert werden.

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1. Öffnen Sie den **Kurseditor** im Kursbaustein **E-Mail** und wechseln Sie in den Tab **Empfänger**.

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1. Geben Sie in den entsprechenden **Textfeldern** einen Vorschlag für den Betreff und/oder die Nachricht ein.

367

1. Klicken Sie auf **Speichern**. Der Vorschlag wird den Nutzern nun in den entsprechenden Feldern angezeigt.

Für die persönliche Ansprache in der Kommunikation mit mehreren Empfängern können Sie sogenannte Platzhalter verwenden. Verwenden Sie beispielsweise $firstname und $lastname im Betreff und im Nachrichtentext, um den Empfänger der Mail direkt mit seinem Namen anzusprechen.

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)))

374

)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

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(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

378

[[image:attach:Kurseditor- Beispielvorlage E-Maillinhalt_de.png]]

)))

)))

)))

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\\

In der Kursansicht können Sie genau wie die Kursteilnehmer das Mailfomular verwenden. Eine detaillierte Anleitung finden Sie im Abschnitt [[Funktionen für Nutzer>>doc:||anchor="E-Mail"]](% class="confluence-link" %).

[[image:attach:kb_envelop-filled.png]]The **email **course element allows the integration of an email form into a course or group. By using this form, course participants can directly communicate with the author or recipients defined by the author. The subject and message can either be predefined or freely defined by the sender.

{{panel borderColor="silver" borderStyle="solid" title="Content"}}

== Usage: Learners' View ==

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(% class="wrapped" %)

427

|(((

428

In the **email** course element, there is a ready-made form for **sending emails**. This means that the course author can preconfigure the recipients, subject, and message. The email author will then find this prefilled form in the course view of the course element. They can still change the subject and message, specify recipients for copies, and add attachments. However, the preconfigured recipients cannot be changed.

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)))|(((

430

(% class="content-wrapper" %)

431

(((

432

[[image:attach:Kursrun - Leeres E-Mailformular_en.png]]

)))

)))

\\

As a user, you can use the following functions in an **email **course element:

==== Send email ====

(% class="wrapped" %)

455

|(((

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(% class="content-wrapper" %)

457

(((

458

Send an email to a preconfigured group of recipients using the form provided.

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461

(% class="wrapped" %)

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|(((

463

(% class="content-wrapper" %)

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(((

465

1. Open the **email **course element.

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1. (((

467

In the upper section, you can see information about the sender and preconfigured (% style="color: rgb(0,0,0);" %)**recipient**(%%)**s **of the email.

468

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The recipients are determined by the course author and cannot be changed in the form.

)))

)))

)))|(((

(% class="content-wrapper" %)

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(((

477

[[image:attach:Kursrun - E-Mail Absender und Empfänger_en.png]]

)))

)))

|(((

3. Optionally enter another email address in the **Copy to **text field. To send a copy to yourself, **select** the **Copy to sender **option.

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)))|(((

483

(% class="content-wrapper" %)

484

(((

485

[[image:attach:Kursrun - E-Mail Kopie an_en.png]]

)))

)))

|(((

4. In the **Subject **and **Message **fields, a sample text is displayed if previously configured by the course author. This text is for orientation and **can** **be changed**. Just enter the desired changes or additions in the fields.If the course author has not added any sample text here, enter a meaningful subject and your desired message in the fields.

490

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492

If you wish to address users personally when communicating with several recipients, you can use so-called placeholders. For example, use $firstname and $lastname in the subject and message to address the recipient of the email directly by their name.

493

494

495

5. Optionally add documents or images with the **Select Files** button in the **Attachment **area. The possible total size of the attachment and the remaining storage space are also displayed in the form.

496

)))|(((

497

(% class="content-wrapper" %)

498

(((

499

[[image:attach:Kursrun - E-Mail Betreff und Nachricht_en.png]]

)))

)))

|(((

6. At the bottom of the form, click on **Send message **to start the distribution.

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)))|(((

505

(% class="content-wrapper" %)

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(((

507

[[image:attach:Kursrin - E-Mail - Nachricht senden_en.png]]

)))

)))

)))

)))

== Configuration: Authors' View ==

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The following functions are available to course authors in the course editor:

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(% class="wrapped" %)

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|(((

522

==== Add an email course element ====

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)))|(((

524

(% class="content-wrapper" %)

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(((

526

{{expand title="Click to open instructions on how to add a course element ..."}}

)))

)))

|(((

==== General configuration settings ====

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)))|(((

536

(% class="content-wrapper" %)

537

(((

538

In the course editor, you will find the following configuration tabs:

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(% class="wrapped" %)

541

|=(((

542

Title and description

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)))|(((

544

(% class="content-wrapper" %)

545

(((

546

{{expand title="Configuration options in the tab title and description ..."}}

)))

)))

|=(((

Visibility

)))|(% rowspan="2" %)(% rowspan="2" %)

556

(((

557

(% class="content-wrapper" %)

558

(((

559

{{expand title="Configuration options in the tab visibility and access ..."}}

)))

)))

|=(((

Access

)))

|=(((

Recipient

)))|(((

In this tab, you can decide who will be added as recipients of the emails. You also have the option to create text templates. Detailed instructions are given in the following section //Special configuration settings//.

)))

|=(((

Multilingualism

)))|(((

In this tab, different translations can be added to individual course element areas.

)))

)))

)))

|(((

==== Special configuration settings ====

583

)))|(((

584

(% class="content-wrapper" %)

585

(((

586

In the course view of the email course element, users can use a preconfigured email form. All relevant settings and specifications for this form can be defined in the **Recipient **tab:

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(% class="wrapped" %)

589

|(((

590

===== (% style="color: rgb(51, 51, 51); color: rgb(51, 51, 0)" %)Specify a(% style="color: rgb(51,51,51);" %) mailing list title

591

(%%) =====

592

)))|(((

593

(% class="content-wrapper" %)

594

(((

595

(% class="TableParagraph" %)

596

With the **mailing list title**, you can specify which title or name will appear as **recipient **in the email form.

597

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1. Open the **course editor **of the **email **course element// //and switch to the **Recipient** tab.

600

1. Enter your desired title in the **Mailing list title **text field.

601

1. Click on **Save**.

602

1. The title will now be displayed **to the users** **as** **the recipient**.

603

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)))

605

)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

606

(((

607

(% class="content-wrapper" %)

608

(((

609

[[image:attach:Kurseditor - E-Mail Beispielempfänger Projektbetreuer_en.png]]

)))

)))

|(((

===== (% style="color: rgb(62,68,68);" %)Specify recipients(%%) =====

614

)))|(((

615

(% class="TableParagraph" %)

616

Select one or both options:

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618

* **Distribution to group members or tutors:** By activating this option, you can define a course-specific group of recipients to which the emails will be sent in the course view. When activated, you can then specify this group in more detail.

619

* **Distribution to e-mail addresses:** Activating this option allows you to set individual users as recipients. Use this option if you wish to use email addresses that are not linked to any group member or tutor.\\

620

)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

621

(((

622

(% class="content-wrapper" %)

623

(((

624

[[image:attach:Kurseditor -E-Mail Empfängeroptionen_en.png]]

)))

)))

|(((

===== (% style="color: rgb(51,51,0);" %)Distribution to group members or tutors(%%) =====

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)))|(((

630

(% class="content-wrapper" %)

631

(((

632

(% class="TableParagraph" %)

633

By activating the **Distribution to group members or tutors **option, you can define a course-specific group of recipients to which the emails will be sent in the course view.

634

635

(% class="TableParagraph" %)

636

Then choose from the following options:

637

638

* To all tutors of this course

639

* To all participants of this course

640

* To selected learning groups

641

* To selected learning areas

642

643

644

1. Open the course editor of the **email **course element// //and switch to the **Recipient** tab.

645

1. **Select** the checkbox next to **Distribution to group members or tutors**.

646

1. Now select the recipients from the other options.

647

1. In the case of the learning group and learning area options, you can enter the names directly separated by commas or by using the grey square button with the three dots.

648

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)))

650

)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

651

(((

652

(% class="content-wrapper" %)

653

(((

654

[[image:attach:Kurseditor - E-Mail erweiterte Versandoptionen_en.png]]

)))

)))

|(((

===== (% style="color: rgb(51,51,0);" %)Distribution to e-mail addresses(%%) =====

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)))|(((

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(% class="content-wrapper" %)

661

(((

662

(% class="TableParagraph" %)

663

The **Distribution** **to e-mail addresses** option allows you to define specific participants or tutors as recipients. You can also use email addresses that are not linked to any group member or tutor.

664

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666

1. Open the **course editor** of the **email **course element// //and switch to the **Recipient **tab.

667

1. **Select** the checkbox next to **Distribution to e-mail addresses**.

668

1. Now enter the desired email addresses in the text field.

669

670

)))

671

)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

672

(((

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(% class="content-wrapper" %)

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(((

675

[[image:attach:Kurseditor - E-Mailversand an E-Mailadressen mit Beispiel_en.png]]

)))

)))

|(((

===== (% style="color: rgb(62,68,68);" %)Create text templates(%%) =====

680

)))|(((

681

(% class="content-wrapper" %)

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(((

683

(% class="TableParagraph" %)

684

The **Create** **templates** function allows you to **suggest a** **subject and/or message** to the user. These suggestions are for orientation and can be changed by the user at any time.

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687

1. Open the **course editor** of the **email **course element and switch to the **Recipient **tab.

688

1. Enter a suggestion for the subject and/or message in the appropriate **text fields**.

689

1. Click on **Save**. The suggestions will now be displayed to the users in the respective fields.

If you wish to address users personally when communicating with several recipients, you can use so-called placeholders. For example, use $firstname and $lastname in the subject and message to address the recipient of the email directly by their name.

694

695

)))

696

)))|(% colspan="1" %)(% colspan="1" %)

697

(((

698

(% class="content-wrapper" %)

699

(((

700

[[image:attach:Kurseditor- Beispielvorlage E-Maillinhalt_en.png]]

)))

)))

)))

)))

\\

In the course view, you can use the email form just like the course participants. Detailed instructions can be found in the [[Functions for users>>doc:||anchor="Email"]] section.

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