Sammelmappen

Version 1357.1 von Carina Enke am 20.12.2023

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Die Sammelmappe ist ein Bestandteil des ePortfolios, in dem gesammelte Artefakte zusammengestellt und organisiert werden können. Die Mappe kann dabei flexibel mit Bereichen und Seiten strukturiert werden.

Unbekanntes Makro: scroll-ignore. Klicke auf diese Nachricht, um Details zu erfahren.

Sammelmappe erstellen

Um eine Sammelmappe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1	Öffnen Sie den Tab *Lehren & Lernen*.
2	Klicken Sie auf den Menüpunkt *Mein ePortfolio* und wählen Sie die Option Sammelmappe erstellen aus.
3	Es öffnet sich das Dialogfenster Neue Sammelmappe anlegen.
4	Geben Sie im ersten Schritt einen Titel und optional eine Beschreibung ein.
5	Wählen Sie den Button Fertigstellen, um eine leere Mappe zu erzeugen.
6	Klicken Sie auf den Button Vorlage für Sammelmappen verwenden, um eine vorbereitete Grundstruktur innerhalb der Mappe zu nutzen.
7	Der Dialog wechselt in den nächsten Reiter. Hier sehen Sie alle verfügbaren Sammelmappen-Vorlagen. Wählen Sie die entsprechende Vorlage mittels aus. Sie können die vorhandenen Vorlagen mit den Tabs Meine Vorlagen bzw. Alle Vorlagen filtern oder nach einer Vorlage im Suchfeld suchen.

Sammelmappe öffnen

1	Öffnen Sie den Tab Lehren & Lernen.
2	Klicken Sie im linken Navigationsmenü im Abschnitt Mein ePortfolio auf den Eintrag Sammelmappen.
3	Es werden Ihnen alle Sammelmappen angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Hier sehen Sie als Darstellungsform die Vorschau-Ansicht. Unbekanntes Makro: includeplus. Klicke auf diese Nachricht, um Details zu erfahren. Das Makro [includeplus] befindet sich nicht in der Liste der registrierten Makros. Überprüfen Sie die Schreibweise oder wenden Sie sich an Ihren Administrator.
4	Klicken Sie auf den Titel einer Sammelmappe, um diese zu öffnen.

Sammelmappe freigeben

Sammelmappen sind standardmäßig nur für den Besitzer sichtbar. Mit der Funktion Freigabe anpassen können Sie Ihre Sammelmappen aber auch für andere Nutzer freigeben und dabei zusätzlich einen Zeitraum zur Freigabe definieren.

Mithilfe von Freigaberegeln können Sie Sammelmappen für bestimmte Lernplattform-Benutzer, Gruppen und auch für externe Nutzer freischalten. Sie können beliebig viele Freigaberegeln hinzufügen und diese jederzeit mit dem Papierkorb-Symbol wieder entfernen.

Um Freigaberegeln zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie die entsprechende Sammelmappe aus und klicken Sie auf den Button Icon_Rädchen.png .

ePortfolio - Freigabe einer Sammelmappe anpassen_de.png

Wählen Sie Freigabe anpassen.

Es öffnet sich ein Fenster, indem bereits eine erste Freigaberegel konfiguriert werden kann. Für weitere Regeln, wählen Sie den Button Neue Freigaberegel.

Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten, um die Art der Freigabe zu definieren:

Art der Freigabe	Beschreibung
Ausgewählte Nutzer	Sie können einzelne registrierte Nutzer wählen, indem Sie den Namen in das Feld mit dem + eingeben. Sie finden die Nutzer über die Eingabe von Vor- und Nachnamen oder der vollständigen E-Mail-Adresse. Sie müssen nicht für jeden Nutzer eine neue Regel definieren, sondern können mehrere einzelne Nutzer in der gleichen Regel eintragen.
Ausgewählte Gruppen	Sie können die Sammelmappe für spezifische Gruppen freigeben. Mappen können jedoch nur für Gruppen freigegeben werden, in denen Sie selbst Mitglied oder deren Ersteller Sie sind. Die Auswahl funktioniert wie für Nutzer.
Link	Sie können Nutzern den Zugang zu Ihrer Sammelmappe über einen Link gewähren. Dafür müssen Sie die vollständige E-Mail-Adresse und optional auch den Vor- und Nachnamen der Person angeben. Kopieren Sie anschließend den Link und schicken Sie diesen an die betreffenden Personen. Über diese Freigabeoption können Sie auch nicht registrierten Nutzern die Ansicht der Sammelmappe ermöglichen.
Alle Benutzer der Lernplattform	Sie können die Mappe auch für alle Lernplattform-Benutzer freigeben.

Zusätzlich können Sie mit dem Button Einladung senden eine automatische Benachrichtigung an die konfigurierten Nutzer der Freigaberegel senden. Diese Personen erhalten eine E-Mail an ihre hinterlegte E-Mail-Adresse mit Ihrem Namen und dem Link zur Sammelmappe.

Klicken Sie auf Speichern, um die Freigaberegel zu bestätigen.

Sammelmappe kopieren

Wenn Sie eine Sammelmappe kopieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1	Öffnen Sie den Bereich Mein ePortfolio>Sammelmappen in der Vorschauansicht. Klicken Sie bei der gewünschten Sammelmappe auf das Rädchen-Icon rechts oben.
2	Wählen Sie den Eintrag Kopieren.
3	Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie der Kopie einen Titel und eine Beschreibung hinzufügen können. Wählen Sie anschließend, ob die Mappe mit Artefakten (Inhalten) kopiert oder ob nur die Struktur übernommen werden soll.
4	Wählen Sie eine dieser Optionen per Klick aus.
5	Die kopierte Sammelmappe wird in der Übersicht angezeigt.

Sammelmappe löschen

Wenn Sie eine Sammelmappe löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1	Öffnen Sie den Bereich Mein ePortfolio>Sammelmappen in der Vorschauansicht. Klicken Sie bei der gewünschten Sammelmappe auf das Rädchen-Icon rechts oben.
2	Wählen Sie den Eintrag Löschen.
3	Bestätigen Sie die Nachfrage mit Klick auf den Button Löschen.

Wenn Sie die Tabellenansicht aktiviert haben, stehen Ihnen die Sammelfunktionen Löschen und Kopieren zur Verfügung. Aktivieren Sie dafür die Checkboxen vor den zu bearbeitenden Sammelmappen und klicken Sie in der oberen Menüzeile auf die entsprechenden Schaltflächen zum Löschen oder Kopieren.

ePortfolio - Sammelmappe Tabellenfunktionen_de.png

Hinweis

Wenn Sie eine Sammelmappe mit verlinkten Artefakten löschen, werden nur die Verlinkungen gelöscht, die Artefakte bleiben erhalten.

Artefakte einer Sammelmappe hinzufügen

Wenn Sie ein Artefakt zu einer Sammelmappe hinzufügen möchten, haben Sie zwei Optionen:

Artefakte in der neuen Benutzeroberfläche hinzufügen

Um ein Artefakt der Sammelmappe zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1	Öffnen Sie die Sammelmappe, indem Sie auf den Titel klicken.
2	Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf eine Seite der Sammelmappe.
3	Wählen Sie den Button *Erstellen*, um ein neues Artefakt zu erstellen und der Mappe zuzuweisen.
4	Klicken Sie auf Artefakt verlinken, um ein bestehendes Artefakt in der Sammelmappe zu referenzieren.

Artefakt im Editiermodus der Sammelmappe hinzufügen

Wählen Sie die Sammelmappe aus, welche bearbeitet werden soll, indem Sie auf den Titel klicken.

ePortfolio - Sammelmappe Editiermodus öffnen_de.png

Klicken Sie oben im Menü auf das Stift-Icon (Editor öffnen).

Links erscheint ein Menü mit der Struktur der Sammelmappe.

ePortfolio - Editoransicht Sammelmappe_de.png

Hier können Sie den Titel oder die Beschreibung der Mappe sowie der einzelnen Seiten ändern.

Wählen Sie eine Seite aus.

Sie haben jetzt die Möglichkeit, ein Strukturelement hinzuzufügen sowie ein Artefakt zu verlinken oder neu zu erstellen.

	Strukturelement hinzufügen	Der Seite wird ein weiteres Kapitel hinzugefügt. Sie können einen Titel und eine Beschreibung eingeben.
	Artefakt verlinken	Wählen Sie ein bereits bestehendes Artefakt aus und klicken Sie auf *Wählen*.
	Artefakt hinzufügen	Klicken Sie rechts oben auf Artefakt hinzufügen. Es öffnet sich ein Fenster, damit Sie auswählen können, um welchen Artefakt-Typ es sich handeln soll. Weitere Informationen finden Sie unter Artefakte.

The collaborative folder is an integral part of the ePortfolio and allows for the compilation and organisation of collected artefacts. The folder can be flexibly structured with areas and pages.

Unbekanntes Makro: scroll-ignore. Klicke auf diese Nachricht, um Details zu erfahren.

Create collaborative folder

To create a collaborative folder, proceed as follows:

1	Open the tab Teach & Learn.
2	Click on the menu item My ePortfolio and select the option *Create collaborative folder*.
3	The dialogue window *Create new collaborative folder* opens.
4	In the first step, enter a title and optionally a description.
5	Select the *Finish* button to create an empty folder.
6	Click on the *Use template for collaborative folder* button to use a preconfigured basic structure within the folder.
7	The dialogue proceeds to the next tab. Here you will be shown all of the available collaborative folder templates. Select the desired template with . You can filter existing templates with the *My templates* or *All templates* tabs, or search for a template using the search box.

Open collaborative folder

1	Open the tab *Teach & Learn*.
2	In the left navigation menu, select the entry *Collaborative folders* from the section *My ePortfolio*.
3	All collaborative folders you have access to will be displayed. In the example, the display mode is set to preview. Unbekanntes Makro: includeplus. Klicke auf diese Nachricht, um Details zu erfahren. Das Makro [includeplus] befindet sich nicht in der Liste der registrierten Makros. Überprüfen Sie die Schreibweise oder wenden Sie sich an Ihren Administrator.
4	To open a collaborative folder, click on its title.

Release collaborative folder

Collaborative folders are visible by default only to the owner. However, with the function Customise release, you can also share your collaborative folders with other users and define a release period.

Release rules allow you to share collaborative folders with specific learning platform users, groups or even external users. You can add any number of release rules and delete them at any time using the recycle bin button.

To define release rules, proceed as follows:

Select the respective collaborative folder and click on the gear icon Icon_Rädchen.png

ePortfolio - Freigabe einer Sammelmappe anpassen_en.png

Then click on Customise release.

A window opens in which you can configure a first release rule. For more rules, click on New release rule.

You have the following configuration options to define the type of release:

Type of release	Description
Selected users	You can select individual registered users by entering their names in the field with the +. Start the search by entering their first and last name or full email address. Please note that it is possible to assign a rule to multiple users, which is why you do not have to define a new rule for each and every user.
Selected groups	You can share the collaborative folder with specific groups. However, folders can only be shared with groups, in which you participate as a member or owner. The selection works in the same way as for users.
Link	You can grant users access to your collaborative folder via a link. To do this, enter the full email address and optionally the first and last name of the user. Then copy the link and send it. Using this release option, you can also allow non-registered users to view the collaborative folder.
All users of the learning platform	You can share the folder with all learning platform users.

In addition, you can use the Send invitation button to send an automatic notification to the configured users of the release rule. These users will then receive an email with the link to the collaborative folder to the email address they have provided.

Click on Save to confirm the release rule.

Copy collaborative folder

To copy a collaborative folder, proceed as follows:

1	Open the section My ePortfolio>Collaborative folders in preview mode. Click on the gear icon in the upper right corner of the desired collaborative folder.
2	Select the entry *Copy*.
3	A dialogue window opens in which you can enter a title and description for the copy. Then choose whether the folder should be copied with artefacts (content) or whether only its structure should be adopted.
4	Select the desired option.
5	The copied collaborative folder will be displayed in the overview.

Delete collaborative folder

To delete a collaborative folder, proceed as follows:

1	Open the section My ePortfolio>Collaborative folders in preview mode. Click on the gear icon in the upper right corner of the desired collaborative folder.
2	Select the entry *Delete*.
3	Confirm the dialogue with *Delete*.

If you have activated the table view, the collection functions Delete and Copy will be available to you. Just mark the checkboxes in front of the collaborative folders you wish to delete or copy and select the corresponding icon from the upper menu bar.

ePortfolio - Sammelmappe Tabellenfunktionen_en.png

Attention

If you delete a collaborative folder with linked artefacts, only the links will be deleted, but not the artefacts.

Add artefacts to collaborative folder

You have two options to add an artefact to a collaborative folder:

Adding artefacts in the new user interface

To assign an artefact to a collaborative folder, proceed as follows:

1	Open the collaborative folder by clicking on its title.
2	Select a collaborative folder page from the navigation bar on the left.
3	Select the Create button to create a new artefact and assign it to the folder.
4	Click on *Link to artefact* to reference an existing artefact in the collaborative folder.

Adding artefacts to collaborative folders in the editing mode

Open the collaborative folder you wish to edit by clicking on its title.

ePortfolio - Sammelmappe Editiermodus öffnen_en.png

Select the pencil icon from the menu at the top of the page (open editor).

A menu with the structure of the collaborative folder appears on the left.

ePortfolio - Editoransicht Sammelmappe_en.png

Here you can adjust the title or the description of the folder as well as the individual pages.

Select a page.

Now you can add a structural element and link or create an artefact.

	Add structural element	Another structural node will be added to the page. You can enter a title and description.
	Link artefact	Pick an existing artefact and click on *Select*.
	Add artefact	Click on *Add artefact* in the upper right corner. A window opens in which you can select the artefact type. For more information, see the help page Artefacts.