04 Das Berichtsheft signieren
Um die Berichtshefte Ihrer Auszubildenden zu kontrollieren und abzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
1 | Rufen Sie den Menüpunkt Berichtsheft auf und wechseln entweder in den Bereich Schnellansicht, Heute oder Woche. | Heute- und Wochenansicht
Schnellansicht
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2 | Wählen Sie dort den gewünschten Auszubildenden durch Klick auf das entsprechende Symbol (Heute- und Wochenansicht) oder Markieren der Checkbox links neben dem Namen (Schnellansicht) aus. | |
3a | Woche abnehmen:Hat ein Auszubildender seine Berichtsheftwoche zur Unterschrift freigegeben, können Sie diese Woche durch Setzen eines Hakens bei Diese Woche so akzeptieren? abnehmen. Die Woche wird daraufhin im System gesperrt. In der Schnellansicht erfolgt die Abnahme einer Woche über die Schaltfläche Akzeptieren. | Heute- und Wochenansicht
Schnellansicht
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3b | Woche ablehnen:Anderenfalls können Sie die Woche durch Setzen eines Hakens bei Diese Woche ablehnen zurückweisen. Im Fall einer Ablehnung der Woche wird der Auszubildende automatisch in BLok benachrichtigt. Die Woche kann dann von ihm wieder bearbeitet und anschließend erneut freigegeben werden. In der Schnellansicht erfolgt die Ablehnung einer Woche über die Schaltfläche Ablehnen. | |
4 | Falls nachträglich noch Änderungen an bereits akzeptierten Berichtsheftwochen vorgenommen werden sollen, dann können Ausbildungsleiter Berichtsheftwochen in der Heute- oder Wochenansicht wieder freigeben und ablehnen, damit der Auszubildende nachbessern kann. |
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Berechtigungen zur Abnahme oder Ablehnung einer Berichtsheftwoche
Das Berechtigungskonzept innerhalb des Berichtsheftes ist sehr komplex und abhängig von diversen Einstellungen und Ihrer Rolle im System. Zunächst einmal gilt:
Solange der Auszubildende die Woche nicht freigegeben hat, ist eine Abnahme oder Ablehnung der Woche generell nicht möglich. Wurde die Woche freigegeben, so ist die Berechtigungen zur Abnahme oder Ablehnung einer Berichtsheftwoche vorwiegend von Ihrer Rolle im System abhängig, also ob Sie ein betrieblicher oder überbetrieblicher Ausbilder, Berufsschullehrer oder Ausbildungsleiter sind.
Betriebliche Ausbilder und Ausbildungsleiter haben jederzeit die Möglichkeit, eine freigegebene Woche abzunehmen. Schulische Ausbilder hingegen können eine Woche nur dann abnehmen, wenn diese schulische Tage enthält. Handelt es sich um eine rein schulische Woche, so hängt es von der Einstellung des Unternehmens ab, ob diese Abnahme ausreicht. Gegebenenfalls ist die zusätzliche Zustimmung des betrieblichen Ausbilders erforderlich. Enthält die Berichtsheftwoche auch betriebliche Tage, so ist diese Zustimmung in jedem Fall notwendig. Zudem kann für jedes Unternehmen konfiguriert werden, ob der überbetriebliche Ausbilder eine Woche noch nachträglich abnehmen kann, wenn der betriebliche Ausbilder diese bereits bestätigt hat.
Die Einstellungen kann jedes Unternehmen individuell vornehmen. Daher ist es möglich, dass sich die Abnahmefunktion für die Auszubildenden eines schulischen Ausbilders unterschiedlich verhält, je nachdem welchem Ausbildungsbetrieb diese zugeordnet sind.
Beispiel:
Frau Müller ist Berufsschullehrerin für die Auszubildenden Anna und Paul. Beide Auszubildende haben ein unvollständiges Berichtsheft zur Abnahme vorgelegt. Frau Müller lehnt die Abnahme beider Berichtsheftwochen ab.
Anna´s betrieblicher Ausbildungsleiter hat in den Betriebseinstellungen die Option "Abnahme von Berufsschullehrern ist ausreichend" aktiviert. Die Berichtsheftwoche von Anna wird nach der Ablehnung durch Frau Müller sofort wieder aktiv, kann von Anna korrigiert und erneut Frau Müller zur Abnahme vorgelegt werden.
Paul´s Ausbildungsbetrieb hat diese Option nicht aktiviert. Die Ablehnung von Frau Müller reicht nicht aus, um die Woche erneut in den Bearbeitungszustand zu setzen. Erst wenn Pauls betrieblich zuständiger Ausbilder diese Woche ebenfalls ablehnt, kann Paul die Einträge verbessern und die Woche erneut vorlegen.