05 Berichtsheft zur Prüfung vorlegen
Mit dem Online-Berichtsheft haben Sie die Möglichkeit, Ihr Berichtsheft Ihrer zuständigen Kammer direkt auf elektronischem Wege zu übermitteln, ohne es ausdrucken zu müssen. Dafür sollten Sie Ihr Berichtsheft, wie unter Den Ausbildungsnachweis exportieren beschrieben, zunächst als PDF exportieren.
Um alle notwendigen Einstellungen für die anschließende Vorlage zur Prüfung vorzunehmen, wechseln Sie in den Bereich Prüfung im Tab Berichtsheft.
Überblick zum Bereich Prüfung
Der Bereich Prüfung gliedert sich in mehrere Abschnitte. Im ersten Abschnitt sehen Sie Ihre aktuell hinterlegte Kammer. Entspricht diese nicht der zuständigen Kammer, wenden Sie sich bitte an Ihren Ausbildungsleiter.
Alle nachfolgenden Abschnitte sind abhängig von den Übermittlungsaktionen, die von Ihrer Kammer unterstützt werden. Grundsätzlich stehen nach der Auswahl des Berichtsheftes folgende elektronische Übermittlungsoptionen zur Auswahl:
Ablauf
Führen Sie folgende Schritte aus, um das Berichtsheft vorzulegen:
- Schritt 1: Berichtsheft und gegebenenfalls ergänzende Dokumente auswählen
- Schritt 2: Zugriffslink generieren
- Schritt 3: Zugriffslink der prüfenden Stelle bereitstellen
Die Bereitstellung des Links kann je nach Kammer unabhängig von BLok oder direkt über eine Funktion in BLok erfolgen. Der Abschnitt Berichtsheft per E-Mail übermitteln gibt Hinweise dazu.
Berichtsheft auswählen
Der Abschnitt, in dem Sie eine Berichtsheftdatei auswählen können, zeigt Ihnen Ihre Dokumentenablage mit der von Ihnen angelegten Ordnerstruktur. Navigieren Sie bis zum gewünschten PDF-Dokument des exportierten Berichtheftes. Aktivieren Sie die Checkbox vor dem Eintrag und bestätigen die Auswahl mit Klick auf den Button Berichtsheft auswählen. Die Datei wird übernommen und hinter dem Eintrag Momentan gewählte Datei angezeigt.
Es ist nur die Auswahl einer Berichtsheftdatei vorgesehen. Eine getroffene Auswahl kann jederzeit geändert werden, erfordert jedoch nach Änderung das Generieren eines neuen Downloadlinks.
Ergänzende Dokumente auswählen
Erlaubt Ihre zuständige IHK bzw. Kammer die Übermittlung ergänzender Dokumente, sehen sie unter der Berichtsheftauswahl einen entsprechenden Abschnitt. Er bietet Zugriff auf alle Dateien, die in Ihrer Dokumentenablage verfügbar sind. Wählen Sie die Dateien aus, die zusätzlich zum Berichtsheft bereitgestellt werden sollen.
Hier ist die Auswahl mehrerer Dateien möglich. Eine getroffene Auswahl kann ebenfalls jederzeit geändert oder ergänzt werden, erfordert jedoch nach Änderung ebenfalls das Generieren eines neuen Downloadlinks.
Berichtsheft per Downloadlink übermitteln
In diesem Abschnitt erzeugen Sie den Link, über welchen die Daten später heruntergeladen werden können. Bitte lesen Sie zunächst den angezeigten Hinweistext sorgfältig durch. Erzeugen Sie anschließend durch Klick auf den Button Downloadlink generieren den gewünschten Zugriffslink. Wurde der Link erfolgreich erstellt, erscheint ein Erfolgshinweistext und der Abschnitt Aktueller Downloadlink zu übermittelten Prüfungsunterlagen. Dieser Abschnitt zeigt die URL des generierten Links sowie einen QR-Code dieses Links, der als Bild oder Vektorgrafik gespeichert werden kann. Stellen Sie diese Informationen der zuständigen Prüfungsstelle auf einem geeigneten Weg zur Verfügung.
Jeder, der diesen Code erhält, hat Zugriff auf Ihre Berichtsheftunterlagen! Behandeln Sie ihn unbedingt vertraulich. Wenn Sie einen neuen Code generieren, verliert der vorherige Code seine Gültigkeit.
Der Abschnitt Aktueller Downloadlink zu übermittelten Prüfungsunterlagen wird ausgeblendet, wenn ein bereits erzeugter Link ungültig geworden ist. Möchten Sie Ihre Unterlagen erneut übermitteln, generieren Sie einen neuen Zugriffslink und stellen diesen zur Verfügung.
Berichtsheft per E-Mail übermitteln
Hat Ihre Kammer den direkten Mailversand vorgesehen, so heißt bei Ihnen der Abschnitt nicht "Berichtsheft per Downloadlink übermitteln" sondern Berichtsheft per E-Mail übermitteln. Inhalte und Funktionen sind gleich zum gerade beschriebenen Abschnitt "Berichtsheft per Downloadlink übermitteln". Zusätzlich sehen Sie ein Eingabefeld für eine optionale Mailadresse und nach Generieren des Zugriffslinks einen weiteren Button Berichtsheft als Mail versenden. Mit Klick auf diesen Button startet ein Dialog zum Mailversand.
Sind nach Mailversand nachträgliche Änderungen an der getroffenen Dokumentenauswahl notwendig, wird bereits mit Erzeugen eines neuen Zugriffslinks der Mailversand durchgeführt sofern der ursprüngliche Link noch nicht abgelaufen war. Der Dialog begleitet auch hier den Verlauf zum Mailversand. Eine hinterlegte optionale Mailadresse ist über den Zugriffslink sichtbar und kann von der zuständigen Kammer zur Kontaktaufnahme genutzt werden.