Dateien und Kurse verwalten

Dateien aus einem Kursbaustein vom Typ Ordner in einen abgeschlossenen Ablagebereich verschieben

Sie können in der Lernplattform Speicherbereiche in Kursen einrichten, auf die Sie nur selbst bzw. weitere Kursadministratoren zugreifen können.

Zielstellung: Sie separieren zu prüfende Dateien in der Lernplattform und überarbeiten diese dann Schritt für Schritt. Später stellen Sie die "bereinigten" Dateien dann wieder Ihren Studenten zur Verfügung.

Wie gehen Sie vor?

1. Öffnen Sie den Kurs und starten Sie den Kurseditor.
2. Rufen Sie den Ablageordner des Kurses auf.
3. Legen Sie sich einen neuen Unterordner an.
4. verschieben Sie ggf. problematische Dateien aus den Kursbausteinen Ordner einfach in den neuen Unterordner.
5. Sie brauchen den Kurs nicht zu publizieren, diese Änderungen werden sofort wirksam.

In einem kurzen Screencast zeigen wir Ihnen dieses Vorgehen.

.Mehr zum Thema Kurs

Dateien auf den lokalen Rechner herunterladen und löschen

Die Lernplattform erlaubt es Ihnen, mehrere Dateien in einem Arbeitsgang auf Ihre lokale Festplatte zu laden.

Zielstellung: Sie laden zu überarbeitende Dateien auf Ihren lokalen Rechner, um diese dann in Ruhe weiter zu bearbeiten.

Wie gehen Sie vor?

1. Öffnen Sie den Kurs und starten Sie den Kurseditor.
2. Rufen Sie den Ablageordner auf.
3. Gehen Sie ggf. in den Unterordner, in dem die zu bearbeitenden Daten einsortiert sind.
4. Markieren Sie die Dateien, die sie in einem Schritt herunterladen wollen.
5. "Zip"-en Sie diese Dateien, dh. stellen Sie ein Paket aus den Einzeldateien zusammen.
6. Laden Sie das zip-Paket herunter.
7. Sie können nun die Dateien in dem Ablageordner löschen.
8. Auf Ihrem Rechner können Sie das Paket dann auf übliche Weise auspacken und die Dateien weiterverarbeiten. 

Das klingt komplizierter als es ist. In einem kurzen Screencast zeigen wir Ihnen die Schritte.

Mehr zum Thema Ordner

Kursbausteine für Lernende sperren

Zielstellung: Sie haben in einem Kursbaustein viele Dokumente, die sie für die Lernenden nicht mehr bereitstellen wollen oder dürfen. Hierzu wollen Sie den kompletten Kursbaustein sperren.

Wie gehen Sie vor?

1. Öffnen Sie den Kurs.
2. Starten Sie den Kurseditor.
3. Wählen Sie den Kursbaustein, den Sie sperren wollen, in der Kursnavigation auf der linken Seite aus.
4. Sie bekommen nun die Konfigurationsmasken für diesen Kursbaustein in der Mitte des Fensters angezeigt.
5. Klicken Sie den Tab Sichtbarkeit an.
6. Jetzt klicken Sie die erste Checkbox Für Lernende gesperrt an.
7. Sie müssen anschließend den Kurs noch wie gewohnt publizieren. Hierzu verwenden Sie die gleichnamige Funktion in dem Menü Editorwerkzeuge auf der rechten Bildschirmseite.
8. Sie haben Ihr Ziel erreicht: Der Kursbaustein ist nun für Lernende im Kurs nicht mehr zu sehen.

Natürlich haben wir für Sie diesen Arbeitsablauf auch noch einmal live in einem Screencast erläutert.

Mehr zum Thema Kursbausteine.

Kurse auf Kursverantwortliche einschränken ("B") und Verantwortliche verwaltenZielstellung: Sie haben Kurse, die Sie derzeit nicht in der Lehre einsetzen. Die wollen Sie natürlich für andere sperren.

Wie gehen Sie vor?

1. Öffnen Sie den Kurs.
2. Wählen Sie bei den Kurswerkzeugen oben in der Mitte die rechte Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten.
3. In dem Menü klicken Sie auf Details und Einstellungen. Sie werden nun auf die Detailseite des Kurses weitergeleitet.
4. Im Menü Lernressource auf der rechten Seite wählen Sie nun den Eintrag Einstellungen ändern aus.
5. Jetzt klicken Sie unter der Option Zugriff haben den obersten Punkt Nur Verantwortliche dieser Lernressource an.
6. Speichern Sie diese Einstellung.
7. Sie können nun den Dialog mit dem Kreuz oben rechts schließen. Die Detailseite schließen Sie über den Button Schließen, ebenfalls auf der rechten Seite oben.

Damit Sie diese Arbeitsschritte auch noch einmal schnell erfassen können, stellen wir Ihnen auch hierzu einen kleinen Screencast bereit.

Weitere Informationen zur Detailseite

Kurse exportieren und löschen

Zielstellung: Sie haben Kurse in der Lernplattform die erfolgreich durchgeführt wurden, nun aber nicht mehr online benötigt werden. Sie wollen die Kurse offline archivieren und anschließend löschen.

Wie gehen Sie vor?

1. Öffnen Sie den Kurs.
2. Wählen Sie bei den Kurswerkzeugen oben in der Mitte die rechte Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten.
3. In dem Menü klicken Sie auf Details und Einstellungen. Sie werden nun auf die Detailseite des Kurses weitergeleitet.
4. Im Menü Lernressource auf der rechten Seite wählen Sie nun den Eintrag Exportieren aus.
5. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, unter verschiedenen Exportvarianten zu wählen. Wenn Sie alle Daten zum Kurs, also Inhalte und Beiträge / Ergebnisse der Teilnehmer,  sichern wollen, dann wählen Sie einfach die zweite Option Kurs mit Verlaufsdaten aus.
6. Je nachdem, wie groß der Kurs ist und wie lange er in Benutzung war, benötigt die Lernplattform durchaus auch eine längere Zeit, um alle Informationen zum Kurs zusammenzusuchen. Die gesammelten Informationen werden in ein zip-Archiv gepackt und Ihnen anschließend zum Download angeboten.
7. Verwahren Sie dieses Archiv im Sinne eines Backups gut, Sie können es bei Bedarf später wieder in die Lernplattform importieren.
8. Sie können den Kurs nun löschen. Verwenden Sie hierzu auf der noch offenen Detailseite einfach die Funktion Löschen.

Grundsätzlich haben Sie nun erfolgreich Ihren Kurs gelöscht. Die Lernplattform bietet aber eine Papierkorbfunktion zur Sicherheit an, mit der gelöschte Kurse innerhalb von 90 Tagen wieder hergestellt werden können. Danach werden diese automatisch gelöscht. Sie müssen also, wenn Sie den Kurs sofort vollständig aus der Lernplattform entfernen wollen, noch folgende Schritte gehen:

1. Gehen Sie in den Tab Lehren & Lernen.
2. Klicken Sie links in der Navigationsleiste auf den Eintrag Meine Kurse.
3. Sie sehen rechts oben einen Button Meine Einträge öffnen. Klicken Sie auf diesen Button.
4. In der linken Navigationsleiste finden Sie jetzt die Gelöschten Inhalte. Wählen Sie diesen Eintrag.
5. Sie sehen eine Tabelle mit den von Ihnen im Papierkorb liegenden Lernressourcen. Ihr Kurs sollte sich darunter befinden. Rechts in dieser Tabelle finden Sie nun die Funktion Endgültig löschen. Wenn Sie darauf klicken, dann wird Ihr Kurs unwiderruflich aus der Lernplattform entfernt.

Auch dieser Ablauf klingt zunächst komplizierter als er ist. Damit Sie die Arbeitsschritte noch einmal schnell erfassen können, haben wir für Sie einen kurzen Screencast bereitgestellt.

Weitere Informationen zum exportieren und löschen.

Verbindung von Kurs und Ressourcenordner auflösen

Zielstellung: Sie haben für die Bereitstellung von Dateien in mehreren Kursen einen zentralen Ressourcenordner in der Lernplattform verwendet. Sie wollen nun die Verbindung zwischen dem Ressourcenordner und den Kursen auflösen, um die Bereitstellung der Dateien zunächst zu unterbinden.

Wie gehen Sie vor?

1. Voraussetzungen: Sie sind selbst Verantwortlicher des Ressourcenordners und der Kurse für die Sie die folgenden Einstellungen vornehmen wollen.
2. Wählen Sie den Ressourcenordner, dessen Verknüpfungen zu Kursen gelöscht werden sollen. Wichtig: Sie müssen Verantwortlicher dieses Ressourcenordners sein.
3. Öffnen Sie die Detailseite des Ressourcenordners.
4. Scrollen Sie an das Ende der Detailseite und öffnen Sie den Link Zusatzinformationen (nur für Verantwortliche sichtbar).
5. Hier bekommen Sie eine Übersicht über die Kurse, die mit diesem Ressourcenordner verbunden sind.
6. Kopieren Sie die angegebene Kurs-ID des verbundenen Kurses in die Zwischenablage, zu dem Sie die Verbindung aufheben wollen.
7. Schließen Sie die Detailseite des Ressourcenordners wieder.
8. Fügen Sie die Kurs-ID in das Suchfeld oben rechts ein und starten Sie die Suche.
9. Öffnen Sie den Kurs, der Ihnen im Suchergebnis angezeigt wurde.
10. Öffnen Sie die Detailseite des Kurses.
11. Wählen Sie jetzt auf der rechten Seite die Funktion Einstellungen ändern.
12. Wechseln Sie im Einstellungen-Fenster auf den Tab Ressourcenordner.
13. Sie können nun mit dem Button Zuordnung löschen die Verbindung zwischen dem Ressourcenordner und dem Kurs aufheben.

Damit Sie diese Schritte auch noch einmal schnell "live" nachvollziehen können, haben wir sie in einem kurzen Screencast zusammengefasst.

Weitere Informationen zur Lernressource vom Typ RessourcenordnerRessourcenordner.

Ressourcenordner nur auf Verantwortliche einschränken

Zielstellung: Sie stellen zentrale Lernressourcen vom Typ Ressourcenordner bereit und wollen diese jetzt nur für sich selbst bzw. deren benannte Verantwortliche einschränken.

Wie gehen Sie vor?

Nutzen Sie hierzu analog den Arbeitsablauf  Kurse auf Kursverantwortliche einschränken ("B") und Verantwortliche verwalten so wie er in einem vorherigen Abschnitt beschrieben ist.

Zentrale Verwaltung von Dateien im lokalen Datei-Explorer

Zielstellung: Sie wollen eine Übersicht über Dateien in Kursen und Gruppen in Ihrem Datei-Explorer bekommen und diese Dateien ggf. auch gleich bearbeiten, vergleichbar mit einem Netzlaufwerk.

Wie gehen Sie vor?

Sie können hierzu einen parallelen Zugang zur Lernplattform auf der Basis der Technologie WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) verwenden und die Lernplattform wie ein lokales Laufwerk in Ihren Dateibrowser einbinden. Wir erläutern das Vorgehen hier für ein Windows 10-Betriebssystem:

1. Loggen Sie sich in der Lernplattform ein.
2. Rufen Sie in der Startseite über den kleinen Button mit dem Pfeil nach unten neben Ihrem Namen rechts oben das Menü Einstellungen auf.
3. Klicken Sie auf den Tab WebDAV-Zugang.
   1. Vergeben Sie ein Passwort für den WebDAV-Zugang über die Eingabefelder WebDAV-Passwort und WebDAV-Passwort bestätigen.
   2. Kopieren Sie den Link https://bildungsportal.sachsen.de/opal/webdav aus der letzten Zeile in der Infobox in Ihre Zwischenablage (Strg+C).
4. Rufen Sie Ihren lokalen Datei-Exlorer auf.
5. Klicken Sie im Navigationsbaum auf der linken Seite des Dateiexplorers mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Netzwerk.
6. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Netzlaufwerk verbinden....
7. Jetzt können Sie bei Bedarf einen Laufwerksbuchstaben für die Einbindung der Lernplattform auswählen.
8. Fügen Sie im Eingabefeld Ordner mit Strg+V den vorhin kopierten Link https://bildungsportal.sachsen.de/opal/webdav ein.
9. Wollen Sie dieses Laufwerk immer verfügbar haben, so können Sie dies über die Checkbox Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen erzwingen.
10. Bestätigen Sie diesen Dialog mit dem Button Fertigstellen.
11. Sie werden nun zur Eingabe Ihres Benutzernamens und Ihres Passwortes aufgefordert. Achten Sie bitte darauf, dass Sie Ihren Benutzernamen vollständig, also in der Form "Account@meine.hochschule.de" eingeben. Anschließend tragen Sie das vorhin vergebene WebDAV-Passwort ein und bestätigen diese Eingabe.
12. Sie sind am Ziel angekommen: Sie finden nun in Ihrem Datei-Explorer ein neues Verzeichnis, in dem Sie die Dateien in der Lernplattform wie auf einer lokalen Festplatte oder einem Netzlaufwerk verwalten können.

Auch diesen Arbeitsablauf zeigen wir Ihnen noch einmal in einem Screencast.

Weitere Informationen zu WebDAV.

Move files from a course element of the type folder to a locked storage location

In the learning platform, you can create storage locations within courses which only you yourself or other course administrators are allowed to access.

Objective: You separate those files in the learning platform which are supposed to be examined and revise them step by step. Afterwards, make the "cleaned" files available to your students again.

How to proceed?

1. Open the course and switch to the course editor.
2. Go to the storage folder of the course.
3. Create a new subfolder.
4. If necessary, move problematic files from the course element Folder to the new subfolder.
5. You do not need to publish the course, since these changes become immediately effective. 

Watch our short Screencast to become familiar with this approach. For now, the screencast is just available in German.

More on the topic course

Download files to your local computer and delete them

The learning platform allows you to download multiple files in a single operation to your local hard disk.

Objective: You download the files which are to be revised to your local computer so that you can comfortably edit them.

How to proceed?

1. Open the course and switch to the course editor.
2. Go to the storage folder.
3. If necessary, go to the subfolder in which the data to be processed are located.
4. Select the files you want to download in one step.
5. "Zip" these files, i.e. create a package containing the compressed files.
6. Download the ZIP-package.
7. You can now delete the files in the storage folder.
8. On your computer, you can now unpack the files in the usual way and start processing them.

Don't worry, it sounds more complicated than it actually is. Watch our short Screencast for a demonstration of the individual steps. For now, the screencast is just available in German.

More on the topic folder

Block course elements for learners 

Objective: You have many documents in a course element which you do not want to provide to learners anymore or are no longer allowed to provide. For this purpose, you want to block the complete course element.

How to proceed?

1. Open the course.
2. Start the course editor.
3. Select the course element you want to block from the course navigation on the left.
4. Now, the configuration screens for this course element are displayed in the middle of the window.
5. Click on the tab Visibility.
6. In the next step, click on the first checkbox, which says  Blocked for learners .
7. Subsequently, you need to Publish the course as usual. Simply use the function of the same name in the menu Editor tools on the right screen page.
8. You have achieved your goal: The course element is now invisible for learners.

Of course, we have also explained this workflow once again in a Screencast . For now, the screencast is just available in German.

More on the topic course element functions.

Limit courses to owners ("B") and manage owners

Objective: You have courses that you are currently not using and  which you want to lock for others.

How to proceed?

1. Open the course.
2. Select the down arrow from the course tools in the upper middle section.
3. In the menu, click on Details and settings . You will now be redirected to the  Detailed view  of the course.
4. In the menu Learning resource on the right, select the entry Change properties .  
5. In the next step, click on Only owners of this learning resource  under the option  Access have .
6. Save this setting.
7. Now, you can close the dialogue using the cross in the upper right corner. To close the detailed view, click on Close , which can also be found in the upper right-hand corner.

For a quick and easy recapitulation of these steps, watch our short Screencast. For now, the screencast is just available in German.

Further information on the detailed view.

Export and delete courses

Objective: You have courses in the learning platform that were successfully completed and that are thus no longer needed online. You want to archive the courses offline and delete them subsequently.

How to proceed?

1. Open the course.
2. Select the down arrow from the course tools in the upper middle section.
3. In the menu, click on Details and settings . You will now be redirected to the  Detailed view  of the course.
4. In the menu Learning resource on the right, select the entry Export content .
5. Now, you have the possibility to choose from different export options. If you want to save all course information, e.g. contents and posts / results of the participants, then simply select the second option OPAL c ourse including all learners' data.
6. Depending on the size of the course and the period of time it was in use, the learning platform might need some time to gather all the information which belong to the course. The information gathered are saved in a ZipArchive and offered for download.
7. Keep this archive safe because you can use it like a backup and, if needed, import the data back into the learning platform.
8. You can now delete the course. Leave the detailed view open and simply press Delete .

Principally, you have now successfully deleted your course. However, you should note that the learning platform offers a recycle bin functionality just in case you want to restore the deleted courses within a time span of 90 days. The courses will be automatically deleted after those 90 days have passed. If you want to immediately remove the complete course from the learning platform, you need to take five further steps:

1. Go to the tab Teach & Learn.
2. Click on the entry My courses in the navigation bar on the left.
3. You will see a button at the top right stating Open my entries . Click on this button.
4. In the navigation bar on the left, you will now find the Deleted entries . Select this entry.
5. You will see a table containing the learning resources of your recycle bin. Your course should be included. In this table on the right, you will find the function Remove . If you click on it, your course will be irrevocably removed from the learning platform.

This process also sounds more complicated than it actually is. For a quick and easy recapitulation of these steps, refer to our short Screencast . For now, the screencast is just available in German.

Further export and deletion information. 

Resolve the connection between course and resource folder

Objective: You have used only one central resource folder in the learning platform for the provision of files in several courses. You now want to resolve the connection between the resource folder and the courses to stop the provision of files temporarily.

How to proceed?

1. Prerequisites: You are the owner of the resource folder and the supervisor of the courses for which you want to perform the following settings.
2. Select the resource folder whose links to courses you want to delete. Important: You need to be owner of this resource folder.
3. Open the detailed view of the resource folder.
4. Scroll to the end of the page and open the link Additional Information (Visible for owner only) .
5. Here, you are given an overview of the courses which are connected with this resource folder.
6. Copy the indicated course ID of the course whose connection you want to remove to the clipboard.
7. Close the detailed view of the resource folder.
8. Enter the course ID in the search field at the top right and start the search.
9. Open the course that will appear in the search results.
10. Open the detailed view of the course.
11. Now, select Change properties  on the right.
12. Switch to the tab Resource folder in the settings window.
13. Press Deselect  to remove the connection between the resource folder and the course.

To recall these steps, use our short Screencast which summarises the whole procedure for you. For now, the screencast is just available in German.

Further information on the learning resource of the type Resource folder  .

Limit resource folder to owners

Objective: You provide central learning resources of the type resource folder and want to limit the access to those folders to yourself or to designated persons only.

How to proceed?

Please refer to the working steps as described before in Limit courses to owners ("B") and manage owners.

Central management of files in the local file explorer

Objective: You want to be given an overview of the files belonging to your courses and groups in your file explorer and be able to edit them right away comparable to a network drive.

How to proceed?

You can use a parallel access to the learning platform which is based on the technology WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) in order to integrate the learning platform as a local drive into your file browser. Below, we will explain the procedure for a Windows 10 operating system:

1. Log in to the learning platform.
2. Access the menu Settings on the start page via the small down arrow next to your name in the top right corner.
3. Click on the tab WebDAV access .
   1. Assign a password for the WebDAV access via the input fields WebDAV password and Confirm WebDAV password .  
   2. Copy the link https://bildungsportal.sachsen.de/opal/webdav from the last row in the info box to your clipboard (Ctrl+C).
4. Access your local file explorer.
5. Right-click on the entry Network in the navigation tree on the left side of the file explorer.
6. In the context menu, select the entry Connect network drive... .
7. If needed, you can now select a drive letter for the integration of the learning platform.
8. Use Ctrl+V to insert the previously copied link https://bildungsportal.sachsen.de/opal/webdav into the input field Folder .
9. If you want this drive to be always available, simply activate the checkbox Reconnect at logon .
10. Confirm this dialogue with Complete .
11. You will now be asked to enter your user name and your password. Please make sure that you enter your full user name, i.e. "Account@meine.hochschule.de ". Enter then the previously assigned WebDAV password and confirm this entry.
12. You have achieved your goal: In your file explorer, you will now find a new folder in which you can manage the files in the learning platform just as on a local hard disk or a network drive.

For a repetition of the individual steps, watch our Screencast . For now, the screencast is just available in German.

Further information on WebDAV.