02 Betrieb (nur Ausbildungsleiter)

Last modified by Carina Enke on 24.05.2024

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Unter dem Punkt Betrieb lassen sich verschiedene Einstellungen für die Funktionsweise des Online-Berichtsheftes für alle Nutzer des Unternehmens zentral festlegen.

Betriebskonfiguration

Das Recht für die Betriebskonfiguration wird bei der Registrierung eines Unternehmens zunächst nur dem ersten Ausbildungsleiter eingeräumt. Dieser kann das Recht dann an beliebig viele andere Ausbildungsleiter weitergeben. Spätestens bei Aufgabe der Rolle als erster Ausbildungsleiter (bpsw. beim Verlassen des Unternehmens) muss er das Recht jedoch mindestens an einen zusätzlichen Ausbildungsleiter übertragen. Andernfalls können die Betriebseinstellungen anschließend nicht mehr verwaltet werden.

Detailliertere Informationen zur Weitergabe von Rechten finden Sie auf der Hilfeseite Verwaltung der Ausbilder.

 

Allgemeine Einstellungen

Diese Einstellungen betreffen das allgemeine Verhalten von BLok für Ihr Unternehmen:

Einsatzplanung aktivieren

Markieren Sie diese Option, um das Planungsmodul zu aktiveren.

Nachrichtenversand zwischen Auszubildenden verbieten

Wird diese Option aktiviert, so ist es den Auszubildenden Ihres Unternehmens nicht mehr möglich, sich untereinander Nachrichten zu senden. Der Versand von Nachrichten an Ausbilder oder von Ausbildern an Auszubildende ist weiterhin erlaubt.

Nachrichtensystem deaktivieren

Wird diese Option aktiviert, so wird der Nachrichtenversand in BLok deaktiviert. Auszubildende und Ausbilder können dann keine Nachrichten mehr erstellen und empfangen.

Systemhinweise bei Ausbildungsende aller Auszubildenden

Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Alle Ausbildungsleiter des Unternehmens erhalten eine wöchentliche E-Mail und Anzeige im System, sobald Auszubildende das Ende Ihrer Ausbildung erreicht oder bereits überschritten haben.

Ist diese Option ausgewählt, wird die Option Systemhinweise bei Ausbildungsende persönlich betreuter Auszubildender automatisch deaktiviert.

Systemhinweise bei Ausbildungsende persönlich betreuter Auszubildender

Alle Ausbildungsleiter des Unternehmens erhalten bei aktivierter Option eine wöchentliche E-Mail und Anzeige im System zu persönlich zugeordneten Auszubildenden, sobald diese das Ende Ihrer Ausbildung erreicht oder bereits überschritten haben.

Ist diese Option ausgewählt, wird die Option Systemhinweise bei Ausbildungsende aller Auszubildenden automatisch deaktiviert.

Einstellungen zum Berichtsheft

Wählen Sie aus, mit welchen Optionen das Berichtsheft für Ihr Unternehmen angezeigt werden soll:

Stundenangaben im Berichtsheft validieren

Wird diese Option deaktiviert, so findet keine Validierung der Stunden im Berichtsheft mehr statt. Sie können dies unter anderem dann einsetzen, wenn Ihre Auszubildenden zu ihren Einträgen keine Stunden erfassen müssen.

Bitte bedenken Sie jedoch, dass in diesem Fall nicht kontrolliert werden kann, ob die Auszubildenden die erforderlichen Stunden je Woche auch geleistet haben. Auch die Nutzbarkeit der Funktionalität Entwicklungsportfolio ist dann stark eingeschränkt (bzw. nicht möglich, wenn keine Stunden erfasst werden).

Abwesenheitsstunden anrechnen

Wählen Sie diese Option, wenn Abwesenheitstage wie Urlaub, Sonderurlaub und bei Arbeitsunfähigkeit mit vollen Stunden angerechnet werden sollen, sofern der Auszubildende keine anderen Angaben macht. Bei einer Urlaubswoche steht dann bspw. 40h anstatt 0h.

Diese Einstellung wirkt sich auch auf einzelne Tage aus. Wie viele Stunden konkret für jeden Tag angerechnet werden liegt an der Einstellung des Auszubildenden, wie viele Wochenstunden er zu leisten hat.

Zusätzliche Anwesenheitsstatus

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie zusätzlich zum Status Anwesend erfassen möchten in welcher Schicht die Auszubildenden anwesend waren. Verfügbar sind dann im Berichtheft die Angaben Frühdienst, Spätdienst, Zwischendienst und Nachtdienst. Diese werden dann auch in der Jahresansicht eines Berichtsheftes zusammen mit der Summe der Stunden je Schichtdienst angezeigt.

Betreuung erforderlich, um Berichtsheft zu sehen

Wählen Sie diese Option, wenn nur die Ausbilder, die einem Auszubildenden zugeordnet sind, Einblick ins Berichtsheft erhalten sollen. Ist diese Option nicht gewählt, so können alle Ausbilder des Ausbildungsbetriebes des Auszubildenden das Berichtsheft einsehen.

Abnahme von Berufsschullehrern ist ausreichend (nicht bei Berichtsheften im Wochenformat möglich)

Ist diese Option ausgewählt, erfordert eine rein schulische Woche nicht mehr die zusätzliche Abnahme durch einen betrieblichen Ausbilder. In diesem Fall ist es also ausreichend, wenn nur der Berufsschullehrer die Woche abnimmt. Tut er dies, so ist eine Abnahme durch den betrieblichen Ausbilder nicht mehr möglich.

Ist diese Option nicht gewählt, so ist es immer die Aufgabe des betrieblichen Ausbilders schulische Wochen abzunehmen. Der Berufsschullehrer hingegen kann dann nur seine Meinung abgeben (und dies auch nur, wenn der betriebliche Ausbilder die Woche nicht bereits abgenommen hat).

Diese Einstellung wirkt sich auch auf abgelehnte Wochen aus. Folgendes Beispiel verdeutlicht die Auswirkungen:

Beispiel:

Frau Müller ist Berufschullehrerin für die Auszubildenden Anna und Paul. Beide Auszubildende haben ein unvollständiges Berichtsheft zur Abnahme vorgelegt. Frau Müller lehnt die Abnahme beider Berichtsheftwochen ab.

Anna´s Ausbildungsleiter hat in den Betriebseinstellungen die Option "Abnahme von Berufsschullehrern ist ausreichend" aktiviert. Die Berichtsheftwoche von Anna wird nach der Ablehnung durch Frau Müller sofort wieder aktiv, kann von Anna korrigiert und erneut Frau Müller zur Abnahme vorgelegt werden.

Paul´s Ausbildungsbetrieb hat diese Option nicht aktiviert. Die Ablehung von Frau Müller reicht nicht aus, um die Woche erneut in den Bearbeitungszustand zu setzen. Erst wenn Pauls betrieblich zuständiger Ausbilder diese Woche ebenfalls ablehnt, kann Paul die Einträge verbessern und die Woche erneut vorlegen.

Bitte beachten Sie, dass die Optionen Abnahme von Berufsschullehrern ist ausreichend nur bei rein schulischen Wochen zum Tragen kommen und auch nur, wenn der Auszubildende sein Berichtsheft im Tagesformat und nicht im Wochenformat führt.

Führt der Auszubildende seine Berichte im Wochenformat, nehmen die Berufsschullehrer diese nur zur Kenntnisnahme ab. Die verbindliche Abnahme muss in diesem Fall durch den verantwortlichen betrieblichen Ausbilder erfolgen!

Abnahme von überbetrieblichen Ausbildern ist ausreichend  (nicht bei Berichtsheften im Wochenformat möglich)

Ist diese Option ausgewählt, erfordert eine rein überbetriebliche Woche nicht mehr die zusätzliche Abnahme durch einen betrieblichen Ausbilder. In diesem Fall ist es also ausreichend, wenn nur der überbetriebliche Ausbilder die Woche abnimmt. Tut er dies, so ist eine Abnahme durch den betrieblichen Ausbilder nicht mehr möglich.

Ist diese Option nicht gewählt, so ist es immer die Aufgabe des betrieblichen Ausbilders schulische Wochen abzunehmen. Der überbetriebliche Ausbilder kann dann nur seine Meinung abgeben (und dies auch nur, wenn der betriebliche Ausbilder die Woche nicht bereits abgenommen hat).

Beispiel:

Herr Hermann ist überbetrieblicher Ausbilder für die Auszubildenden Anna und Paul. Beide Auszubildende haben ein unvollständiges Berichtsheft zur Abnahme vorgelegt. Herr Hermann lehnt die Abnahme beider Berichtsheftwochen ab.

Anna´s Ausbildungsleiter hat in den Betriebseinstellungen die Option "Abnahme von überbetrieblichen Ausbildern ist ausreichend" aktiviert. Die Berichtsheftwoche von Anna wird nach der Ablehnung durch Herrn Hermann sofort wieder aktiv, kann von Anna korrigiert und erneut zur Abnahme vorgelegt werden.

Paul´s Ausbildungsbetrieb hat diese Option nicht aktiviert. Die Ablehung von Herrn Hermann reicht nicht aus, um die Woche erneut in den Bearbeitungszustand zu setzen. Erst wenn Pauls betrieblich zuständiger Ausbilder diese Woche ebenfalls ablehnt, kann Paul die Einträge verbessern und die Woche erneut vorlegen.

Bitte beachten Sie, dass die Optionen Abnahme von überbetrieblichen Ausbildern ist ausreichend nur bei rein überbetrieblichen Wochen zum Tragen kommen und auch nur, wenn der Auszubildende sein Berichtsheft im Tagesformat und nicht im Wochenformat führt.

Führt der Auszubildende seine Berichte im Wochenformat, nehmen  überbetrieblichen Ausbilder diese nur zur Kenntnisnahme ab. Die verbindliche Abnahme muss in diesem Fall durch den verantwortlichen betrieblichen Ausbilder erfolgen!

Wochenformat aktivieren

Das Wochenformat ermöglicht es den Auszubildenen, im Berichtsheft keine täglichen Einträge zu erfassen, sondern getrennt nach beruflicher und schulischer Ausbildung jeweils für die gesamte Woche. Die Zuordnung von Qualifikationen ist weiterhin möglich.

Die Umstellung des Berichtsheftes zurück aufs Tagesformat erfolgt durch Deaktivierung des Wochenformats.

Bitte legen Sie frühzeitig fest, welches der beiden Formate Sie für Ihr Unternehmen aktivieren wollen. BLok ist nicht dafür ausgelegt, regelmäßig zwischen den Formaten hin und her zu wechseln. Andernfalls werden die Berichtshefteinträge nicht korrekt dargestellt.

Oft geben hier auch die zuständigen Kammern entsprechende Vorgaben oder Hinweise in welchem Format das Berichtsheft geführt werden soll.

Ausbildungsverlauf aktivieren

Die Ausbildungsverlauf-Funktionalität ermöglicht es dem Auszubildenden, im Berichtsheft zusätzlich zu seinen Tages-Einträgen für jede Woche noch eine Abteilung anzugeben und darüber einen Ausbildungsverlauf zu erstellen, einzusehen und auszudrucken. Auch der Ausbilder sieht diese Einträge.

Erwartungserfüllungseinschätzung aktivieren

Ist diese Option ausgewählt, wird im Berichtsheft eine zusätzliche Möglichkeit angezeigt, die Einträge der Auszubildenden durch diese selbst und die Ausbilder einschätzen zu können.

Einstellungen zum Entwicklungsportfolio

Konfigurieren Sie hier die Funktion Entwicklungsportfolio für Ihr Unternehmen und nehmen Sie genauere Einstellungen zum Verhalten der Funktionalität Schlüsselqualifikationen sowie der Dokumentenablage vor:

Entwicklungsportfolio konfigurieren

 

Entwicklungsportfolio aktivieren

Die Entwicklungsstand-Funktionalität ermöglicht es dem Auszubildenden, erworbene Qualifikationen zu erfassen und seinen Entwicklungsstand im Vergleich zur Ausbildungsordnung zu betrachten. Auch der Ausbilder erhält auf diese Weise einen Überblick über die aktuelle Entwicklung seiner Auszubildenden.

Qualifikationszuordnungen aktivieren

Diese Funktionalität ermöglicht es dem Auszubildenden, erworbene Qualifikationen zu erfassen und seinen Entwicklungsstand im Vergleich zur Ausbildungsordnung zu betrachten. Auch der Ausbilder erhält auf diese Weise einen Überblick über die aktuelle Entwicklung seiner Auszubildenden.

PDF Export nur durch AusbildungsleiterWenn dies aktiv ist, dann können nur noch Ausbildungsleiter die PDF-Export Funktion Qualifikationen als PDF exportieren nutzen. Das erstellte PDF wird dann nicht mehr in der Dokumentenablage des Auszubildenden abgelegt.

Geforderte Stunden vor dem Beginn der Nutzung von BLok nicht automatisch als erbracht annehmen

BLok nimmt geforderte Stunden (SOLL-Zeiten) bei einem abweichenden Start mit BLok (z.B. erst im 2. Ausbildungsjahr) automatisch als erbracht an und stellt diesen Stundenanteil als IST-Stunden im Entwicklungsstand des Auszubildenden dar. Aktivieren Sie diese Option, wenn IST-Stunden nur bei einer Zuordnung durch den Auszubildenden dargestellt werden sollen.

Verhalten der Funktionalität Schlüsselqualifikationen

 

Schlüsselqualifikationseinschätzungen aktivieren

Die Einschätzung von Schlüsselqualifikationen ermöglicht es den Ausbildern, Auszubildende in Bezug auf ausgewählte Schlüsselqualifikationen einzuschätzen und ihnen so ein Feedback über ihre Entwicklung zu geben.

 

Benachrichtigung auf Startseite anzeigen

Ist oben konfigurierter Zeitraum abgelaufen, so kann ein Hinweis auf der Startseite der Ausbildungsleiter angezeigt werden.

Diese Benachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die zugehörige Option Schlüsselqualifikationseinschätzungen aktivieren ausgewählt wurde.

Verhalten der Dokumentenablage

 

Dokumentenablage aktivieren

Diese Funktionalität ermöglicht es dem Auszubildenden, Dokumente hochzuladen.

Ausbilder dürfen Dateien für Auszubildende anlegen

Wenn diese Option gewählt ist, dürfen Ausbilder Dateien und Ordner in Ordnern von Auszubildenden, die sie persönlich betreuen, anlegen.

Ausbilder dürfen Dateien von Auszubildenden bearbeiten

Wenn diese Option gewählt ist, dürfen Ausbilder Dateien und Ordner in Ordnern von Auszubildenden, die sie persönlich betreuen, bearbeiten oder löschen.

Checklisten aktivieren

Wenn diese Option aktiviert ist, wird im Berichtsheft eine zusätzliche Möglichkeit angezeigt, die Einträge des Auszubildenden zu konfigurierten Checklisten zuzuordnen. Die Erstellung der Checklistenvorlagen erfolgt durch einen Ausbildungsleiter in einem eigenen Konfigurationsbereich. Weitere Informationen enthält der Abschnitt Checklistenmodul.

Einstellungen zur Einsatzplanung

Konfigurieren Sie hier weitere Einstellungen und Sichtbarkeiten in der Einsatzplanung. Diese Einstellungen sind nur sichtbar, wenn das Planungsmodul für Ihren Betrieb aktiviert wurde. Weitere Informationen enthält der Abschnitt Planungsmodul.

Abweichungen nicht anzeigen

Ist diese Option ausgewählt, werden die im Berichtsheft abweichend eingetragenen Abteilungen und Lernorte in der Planungsübersicht des Ausbildungsleiters nicht kenntlich gemacht.

Einsatzübersicht für Auszubildende beschränken

Wenn aktiviert, werden den Auszubildenden in der Einsatzübersicht, neben den abgeschlossenen Abschnitten, nur der aktuelle und nächste Abschnitte angezeigt.

Einstellungen zum Datenschutz

Konfigurieren Sie hier die Datenschutzoptionen für Ihr Unternehmen:

Tagesstatus auf Anwesend/Abwesend reduzieren

Wenn aktiviert, dann können Auszubildende nur noch den Status Anwesend/Abwesend im Tagesformat des Berichtsheftes auswählen. Der Tagesstatus von bereits erfassten Wochen ändert sich dadurch nicht.

Diese Einstellung wirkt sich ebenfalls auf die Jahresansicht aus. Hier werden dann unter der Spalte Anwesenheit nur noch die Einträge Anwesend, Unentschuldigt, Abwesend und Wochenende angezeigt.

Ist diese Option ausgewählt, werden die zwei nachstehenden Optionen Überbetrieblicher Ausbilder sieht Abwesenheiten und Berufsschullehrer sieht Abwesenheiten automatisch ausgeblendet.

Überbetrieblicher Ausbilder sieht Abwesenheiten

Deaktivieren Sie diese Option, damit ein externer (überbetrieblicher) Ausbilder in der Berichtsheftansicht nur die Statusmeldungen Abwesend und ggf. Unentschuldigt sieht statt Arbeitsunfähig, Urlaub usw.

Berufsschullehrer sieht Abwesenheiten

Deaktivieren Sie diese Option, damit ein Berufsschullehrer in der Berichtsheftansicht nur die Statusmeldungen Abwesend und ggf. Unentschuldigt sieht statt Arbeitsunfähig, Urlaub usw.