03 Verwaltung der Ausbilder (nur Ausbildungsleiter)

Last modified by Carina Enke on 12.06.2024

 

Ausbildungsleiter - Ansicht Navigationsleiste_de.png

Im Menüpunkt Ausbilder können Sie Einstellungen zu den Ausbildern (betrieblich und überbetrieblich) und Ausbildungsleitern Ihres Betriebs vornehmen. Sie können neue Ausbilder und Ausbildungsleiter im System anlegen, legitimieren, bearbeiten und ihre Zuordnung zum Betrieb verwalten.

 

Ausbilder anlegen

Über die zur Verfügung stehenden Benutzergruppen-Symbole (1) können Sie neue betriebliche Ausbilder und Ausbildungsleiter anlegen. Geben Sie dafür den Vor- und Nachnamen (2) sowie die E-Mail-Adresse (3) des Ausbilders oder Ausbildungsleiters an, den Sie hinzufügen wollen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche Ausbilder/Leiter der Ausbildung anlegen (4).

Als Ausbildungsleiter können Sie keine schulischen oder externen Ausbilder anlegen. Diese müssen sich unter dem Link https://www.online-ausbildungsnachweis.de selbst registrieren.

Ausbildungsleiter - Neuen Ausbilder anlegen_de.png

Der neu angelegte Ausbilder oder Ausbildungsleiter erhält dann per E-Mail einen Link für die Registrierung im Online-Berichtsheft. Dieser Link muss innerhalb von 21 Tagen verwendet werden. Anschließend verliert er seine Gültigkeit. Bereits versendete Einladungen können jederzeit nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden. Außerdem kann die Registrierungsmail erneut versendet und die Gültigkeit der Nutzereinladung verlängert werden. Wählen Sie dazu den jeweiligen Ausbilder oder Ausbildungsleiter aus der Tabelle Ausbilder, die Sie angelegt haben, haben darauf noch nicht reagiert aus und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche unter der Tabelle.

Verwaltung der Ausbilder - Optionen Registrierungsmail_de.png

Wenn die Registrierung erfolgreich abgeschlossen ist, wird Ihr Ausbilder oder Ausbildungsleiter automatisch für das Online-Berichtsheft freigeschaltet.

Wenn sich ein Ausbilder oder Ausbildungsleiter eigenständig registriert, erhalten Sie eine Nachricht auf Ihrer Übersichtsseite, damit Sie diesen überprüfen und freischalten können.

Ausbilder entfernen

Angelegte Ausbilder bzw. Ausbildungsleiter können über die Liste Zugeordnete Ausbilder (1) jederzeit wieder entfernt werden. Öffnen Sie dazu die Liste durch Klick auf das grüne Pfeil-Symbol. Es erscheint eine Übersicht über alle Ausbilder und Ausbildungsleiter des Betriebs mit deren Funktionen und Rechten. Wählen Sie die zu entfernenden Ausbilder bzw. Ausbildungsleiter (2) durch Markieren der jeweiligen Checkboxen auf der linken Seite aus. Bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl mit Klick auf die Schaltfläche Zuordnung entfernen (3). Standardmäßig können sich Nutzer, die einem Unternehmen angehören, nicht eigenständig löschen.

Ausbildungsleiter - Verwaltung der Ausbilder_de.png

Hinweis

Bei Bedarf kann sich ein entfernter Ausbilder/Ausbildungsleiter auch wieder bei Ihrem Unternehmen anmelden. Bitte beachten Sie, dass dieser dann jedoch erneut von Ihnen freigeschaltet werden muss.

Ausbilder bearbeiten

Zugeordnete Ausbilder bzw. Ausbildungsleiter können über die Liste Zugeordnete Ausbilder ebenfalls bearbeitet werden. Markieren Sie dafür die Checkboxen neben den zu bearbeitenden Ausbildern bzw. Ausbildungsleitern und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Es öffnet sich das Datenblatt des Ausbilders, in dem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:

Vor- und Nachname

Unter Daten ändern haben Sie u. a. die Möglichkeit, den Vor- und Nachnamen einzelner Ausbilder bzw. Ausbildungsleiter anzupassen. Bei einer Mehrfachauswahl können hingegen nur Funktionsbezeichnungen und Rechte zugewiesen werden.

Ausbildungsleiter - Datenblatt des Ausbilders_de.png

Funktionen

Hier können Sie entweder bereits eingetragene Funktionen über die Auswahlliste auswählen oder über das Eingabefeld neue Funktionsbezeichnungen ergänzen. Im Feld Funktionen selbst werden immer die aktuell eingestellten Werte des/der Ausbilder(s) bzw. Ausbildungsleiter(s) übernommen, wenn diese bei allen gewählten Ausbildern bzw. Ausbildungsleitern gleich sind. Wenn sich die Werte unterscheiden, bleibt das Feld unvorausgefüllt.

Rechte

Darf sich Auszubildende selbst zuordnen: Dieses Recht ist standardmäßig für betriebliche Ausbilder und Ausbildungsleiter aktiviert und erlaubt den Zugriff auf folgende Funktionen:

  • Auszubildende aus der Liste Auszubildende des Unternehmens in die Betreuungsliste übernehmen
  • neue Auszubildende einladen
  • neue Auszubildende legitimieren

Wenn dieses Recht entzogen wird, dann können die betroffenen Ausbilder bzw. Ausbildungsleiter die eben genannten Funktionen nicht mehr nutzen (alle anderen Funktionen bleiben je nach Rolle verfügbar).

Externe Ausbilder besitzen das Recht Darf sich Auszubildende selbst zuordnen nicht und können dieses Recht auch nicht zugewiesen bekommen.

Darf Betriebseinstellungen verwalten: Ausbildungsleitern kann neben dem Recht sich Auszubildende selbst zuzuordnen auch das Recht zur Konfiguration der Betriebseinstellungen zugewiesen werden.

Dieses Recht zur Betriebskonfiguration wird bei der Registrierung eines Unternehmens zunächst nur dem ersten Ausbildungsleiter eingeräumt. Dieser kann das Recht dann an beliebig viele andere Ausbildungsleiter weitergeben. Spätestens bei Aufgabe der Rolle als erster Ausbildungsleiter (bpsw. beim Verlassen des Unternehmens) muss dieser das Recht jedoch an mindestens einen zusätzlichen Ausbildungsleiter übertragen. Andernfalls können die Betriebseinstellungen anschließend nicht mehr verwaltet werden.

Einen Überblick über alle durchführbaren Betriebseinstellungen finden Sie auf der Hilfeseite Betrieb.

Vollständige Abnahme: Dieses Recht kann ausschließlich an externe Ausbilder vergeben werden. Es ermöglicht eine lernortsunabhängige Abnahme der Berichshefte, ohne dass dafür die zusätzliche Zustimmung eines weiteren Ausbilders erforderlich ist.

 

Ausbildende legitimieren

In der Listen Ausbilder warten auf ihre Legitimation und Externe Ausbilder möchten für Ihr Unternehmen tätig sein werden Ausbildende gelistet, die sich eigenständig registriert und Ihrem Betrieb zugeordnet haben, aber noch nicht bestätigt wurden. Weitere Informationen dazu und wie eine Legitimation durchgeführt wird, finden Sie im Abschnitt Ausbilder legitimieren.